Door kleine aanpassingen in je schrijfstijl, zorg je ervoor dat een tekst veel gemakkelijker leesbaar is; het zogenaamde klantgericht schrijven.
De aanpassing waarover we het hebben waardoor je tekst klantgerichter is, heet actief schrijven. Actief schrijven is niet alleen belangrijk voor de leesbaarheid, maar is het is ook klantvriendelijk. Maar wat is actief schrijven? Hoe zorg je ervoor dat je actief schrijft? Dat lees je in dit artikel.
Onnodige hulpwerkwoorden schrappen
Wat was dat ook alweer een hulpwerkwoord? Wikipedia geeft een goede uitleg over het hulpwerkwoord: Een hulpwerkwoord is een werkwoord dat, in tegenstelling tot zelfstandige werkwoorden, een betekenis toevoegt aan een ander werkwoord en daardoor in principe niet zelfstandig voorkomt.
Een aantal voorbeelden:
“Ik heb de deur dichtgedaan.” – hebben is het hulpwerkwoord en dichtgedaan het hoofdwerkwoord.
“Hij zou dat nooit gedaan hebben.” – zou, hebben zijn de hulpwerkwoorden en gedaan is het hoofdwerkwoord
Veel hulpwerkwoorden in een zin maken die zin langdradig en onpersoonlijk. Ze draaien om de hete brij heen. Dus schrap je zo veel mogelijk hulpwerkwoorden in je zinnen, zodat je alleen de kern overhoudt.
Dus:
“De deur is dicht.”
“Hij doet zoiets niet.”
De lijdende vorm vermijden
Als je naast veel hulpwerkwoorden ook de lijdende vorm vermijdt, zijn je teksten nóg klantgerichter. ‘Worden’ en ‘zijn’ zijn de hulpwerkwoorden in de lijdende vorm. Schrijf je actief, dan vermijd je deze twee hulpwerkwoorden.
Dat betekent niet dat ze helemaal verboden zijn. Je loopt alleen het risico dat je boodschap saai en afstandelijk wordt, als je ze te veel gebruikt. Het wordt een beetje ouderwets. Zinnen in de lijdende vorm zijn prima te herschrijven naar actief taalgebruik.
Een voorbeeld: “De offerte wordt u opgestuurd.” Je maakt de zin actiever door te vragen Door wie? Met het antwoord op deze vraag maak je de zin actief: “Wij sturen u de offerte.” Zo klinkt de zin minder afstandelijk en meer klantgericht.
De ‘zullen’/’kunnen’-plaag
Als je kritisch naar je teksten kijkt, zie je dat de hulpwerkwoorden ‘zullen’ en ‘kunnen’ vaak voorkomen.
Uit de context blijkt of iets in de toekomst plaatsvindt, dus laat je in dat geval ‘zullen’ achterwege.
Bij ‘kunnen’ ligt het een beetje anders. Als je kritisch leest zie je dat je 8 van de 10 gevallen ‘kunnen’ achterwege kan laten. Doe dat dan ook.
Door te letten op het gebruik van hulpwerkwoorden en de onnodige te schrappen, schrijf je actief en daarmee klantgericht. Door actief te schrijven, schrijf je klantgerichte e-mails en brieven, die je klanten makkelijker lezen en daardoor beter begrijpen.
Zorg voor een duidelijke structuur
Niet iedereen leest en begrijpt je e-mails altijd even goed. Dat komt omdat mensen tegenwoordig teksten scannen in plaats van ze te lezen. Door op dit gedrag in te spelen, zorg je ervoor dat je e-mails wel goed gelezen en begrepen worden. Maar hoe doe je dat? En hoe zorg je ervoor dat het je minder tijd kost? En … lees verder
“De training is heel fijn en duidelijk. Alles wordt stap voor stap uitgelegd. Ik had mij het schrijven van klantgerichte e-mails anders voorgesteld, dit was heel leerzaam en heeft me enorm vooruitgeholpen!” – Ira
Leer hoe je effectieve en klantgerichte e-mails schrijft
Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in en ontdek hoe je e-mails kunt schrijven die de klant écht aanspreken en je boodschap helder overbrengen.