Gemiddelde leestijd: 3 minuten
Een voicemail inspreken, hoe doe je dat zo klantgericht mogelijk? We bedoelen hiermee een bericht waarmee je de beller vraagt om een bericht achter te laten op de voicemail van je mobiele telefoon. Ben je op zoek naar wat je zegt als je iemands voicemail wilt inspreken, dan vind je hier een aantal tips.
Wij bespreken de punten waarop je moet letten als je je voicemail inspreekt voor gebruik in een zakelijke omgeving.
Formeel bericht
In een zakelijke omgeving kunnen klanten, collega’s, leveranciers, etc. je bellen. Zorg voor een formeel bericht. Ga niet de populaire jongen / meisje uithangen door een lollig berichtje in te spreken.
Vorm
Sommige telefoonproviders bieden je de mogelijkheid om een gestandaardiseerd bericht in te spreken. In een standaardbericht plaatsen ze je naam, die je zelf hebt ingesproken, ergens in de boodschap: “Dit is de voicemail van <eigennaam>”.
Het is niet klantgericht om hiervoor te kiezen. Het standaardbericht is meestal ingesproken door een vrouw en dan opeens horen ze een mannenstem (met veel achtergrondgeluid) zijn naam roepen. Dat is verwarrend voor de beller en getuigt van weinig betrokkenheid en gevoel voor een goede eerste indruk.
Nog erger is als je een voicemail hoort waarin het telefoonnummer door een computerstem wordt opgedreund: “Dit is de voicemail van ‘nul’, ‘zes’, ‘drie’, etc.” Niet doen.
Wij zijn ook tegengekomen dat een secretaresse het bericht had ingesproken voor haar baas. Dat komt ook vreemd over en is weinig persoonlijk. Spreek daarom je voicemail altijd zelf in.
Tekst
Als regel geldt: hou het kort en zakelijk. Noem alleen het hoogstnoodzakelijke. De meeste bellers houden namelijk niet van wachten. Een voorbeeld:
“Goedendag, dit is de voicemail van [voor- en achternaam]. Op dit moment ben ik niet in de gelegenheid de telefoon op te nemen, spreek een boodschap in dan bel ik u zo snel mogelijk terug.”
- Begin altijd met een begroeting. Ten eerste is dat beleefd, ten tweede kunnen bellers alvast wennen aan je stem. En omdat je niet weet wanneer iemand belt, open je met het neutrale “Goedendag”.
- Noem altijd je voor- en achternaam. Stel dat iemand per ongeluk het nummer verkeerd heeft ingetoetst, dan horen ze dat meteen. Je kunt ook na de voor- en achternaam nog de bedrijfsnaam noemen.
- Gebruik altijd ‘u‘.
- Je mag natuurlijk variëren op de hierboven gegeven tekst: “Helaas ben ik niet in de gelegenheid de telefoon op te nemen”
- Spreek je voicemail in, in een rustige omgeving (niet in de auto), zodat deze goed verstaanbaar is.
Langere afwezigheid
Wat spreek je in als je voor een langere tijd niet bereikbaar bent? Vertel nooit in je voicemail dat je met vakantie bent. Vermeld dan dat je tot een bepaalde datum niet aanwezig bent.
“Goedendag, dit is de voicemail van [voor- en achternaam]. Tot [datum] ben ik niet in de gelegenheid de telefoon op te nemen en mijn voicemail af te luisteren. Ik verzoek u vriendelijk contact op te nemen met mijn collega [voor- en achternaam]. U kunt hem/haar bereiken op [telefoonnummer], ik herhaal [telefoonnummer]. Einde bericht.”
Aandachtspunten
Schrijf de tekst op. Oefen het een aantal keer, voordat je het opneemt. Je voicemail inspreken doe je in een rustige omgeving, zonder achtergrondgeluiden (niet in de auto!!). Spreek langzamer dan je gewend bent: zeker als je een telefoonnummer noemt. Op deze manier verzeker je jezelf ervan dat je een klantgerichte voicemail hebt.
Zakelijk antwoordapparaat
Het is niet alleen belangrijk om een klantgerichte tekst in te spreken op je persoonlijke voicemail. Ook is het belangrijk om een goed bericht in te spreken op het zakelijk antwoordapparaat. Hoe je dat doet, daar lees je hier meer over.
Telefoonvaardigheden
Als klanten, patiënten, cliënten of huurders telefonisch contact met je opnemen wil je een goede indruk op ze maken. Telefoneren lijkt zo makkelijk, maar er komt meer bij kijken dan je op het eerste gezicht denkt. Hoe hou je de leiding in het gesprek? Hoe neem je netjes op? Hoe verbind je door? En hoe zorg je ervoor dat een boze klant rustiger… lees verder
Moment, ik verbind u door
Lees alles over telefoneren. Over hoe je omgaat met inkomende en uitgaande telefoongesprekken. Maar ook of een wachtmuziekje handig is of niet, hoe je ‘nee’ zegt op een vriendelijke manier, etc. Een superpraktisch boek en boordevol tips.