Klantgericht een voicemail inspreken

Een voicemail inspreken doe je zo

Voicemail insprekenEen voicemail inspreken, hoe doe je dat zo klantgericht mogelijk? We bedoelen hiermee een bericht waarmee je de beller vraagt om een bericht achter te laten op de voicemail van je mobiele telefoon. Hieronder bespreken wij de punten waarop je moet letten als je je voicemail inspreekt voor gebruik in een zakelijke omgeving.

Formeel bericht

In een zakelijke omgeving kunnen klanten, collega’s, leveranciers, etc. je bellen. Zorg voor een formeel bericht. Ga niet de populaire jongen of het populaire meisje uithangen door een lollig berichtje in te spreken.

Vorm

Sommige telefoonproviders bieden je de mogelijkheid om een gestandaardiseerd bericht in te spreken. In een standaardbericht plaatsen ze je naam, die je zelf hebt ingesproken, ergens in de boodschap: “Dit is de voicemail van <eigennaam>”. Het is niet klantgericht om hiervoor te kiezen. Het standaardbericht is meestal ingesproken door een vrouw en dan opeens horen ze een mannenstem (met veel achtergrondgeluid) zijn naam roepen. Dat is verwarrend voor de beller en getuigd van weinig betrokkenheid en gevoel voor een goede eerste indruk.

Nog erger is als je een voicemail hoort waarin het telefoonnummer door een computerstem wordt opgedreund: “Dit is de voicemail van ‘nul’, ‘zes’, ‘drie’, etc.” Niet doen.

Wij zijn ook tegengekomen dat een secretaresse het bericht had ingesproken voor haar baas. Dat komt ook vreemd over en is weinig persoonlijk. Spreek daarom je voicemail altijd zelf in.

Tekst

Als regel geldt: hou het kort en zakelijk. Noem alleen het hoogstnoodzakelijke. De meeste bellers houden namelijk niet van wachten. Een voorbeeld:

Goedendag, dit is de voicemail van <voor- en achternaam>. Op dit moment ben ik niet in de gelegenheid de telefoon op te nemen, spreek een boodschap in dan bel ik u zo snel mogelijk terug.

  • Begin altijd met een begroeting. Ten eerste is dat beleef, ten tweede kunnen bellers alvast wennen aan je stem. En omdat je niet weet wanneer iemand belt, open je met het neutrale “Goedendag”.
  • Noem altijd je voor- en achternaam. Stel dat iemand per ongeluk het nummer verkeerd heeft ingetoetst, dan horen ze dat meteen. Je kunt ook na de voor- en achternaam nog de bedrijfsnaam noemen.
  • Gebruik altijd ‘u‘.
  • Je mag natuurlijk variëren op de hierboven gegeven tekst: “Helaas ben ik niet in de gelegenheid de telefoon op te nemen”
  • Spreek je voicemail in in een rustige omgeving (niet in de auto), zodat deze goed verstaanbaar is.

Langere afwezigheid

Wat spreek je in als je voor een langere tijd niet bereikbaar bent? Vertel nooit in je voicemail dat je met vakantie bent. Vermeld dan dat je tot een bepaalde datum niet aanwezig bent.

Goedendag, dit is de voicemail van <voor- en achternaam>. Tot <datum> ben ik niet in de gelegenheid de telefoon op te nemen en mijn voicemail af te luisteren. Ik verzoek u vriendelijk contact op te nemen met mijn collega <voor- en achternaam>. U kunt hem/haar bereiken op <telefoonnummer>, ik herhaal <telefoonnummer>. Einde bericht.

Aandachtspunten

Schrijf de tekst op. Oefen het een aantal keer, voordat je het opneemt. Je voicemail inspreken doe je in een rustige omgeving, zonder achtergrondgeluiden (niet in de auto!!). Spreek langzamer dan je gewend bent: zeker als je een telefoonnummer noemt. Op deze manier verzeker je jezelf ervan dat je een klantgerichte voicemail hebt.

Volg de gratis training klantgericht telefoneren

Schrijf je in voor de gratis training klantgericht telefoneren. In 1,5 uur leer je de basisprincipes van klantgericht telefoneren. Je leert waar en wanneer je wilt. En aan het einde van de training ontvang je een officieel bewijs van deelname.

SCHRIJF JE IN!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *