Ga naar de inhoud

Een bezoekverslag maken

    Bezoekverslag maken

    Bezoekverslag maken: zo doe je dat

    Bezoekverslag maken

    Als verkoper maak je na elk bezoek aan een prospect/klant een bezoekverslag.

    Sommige van ons hebben het nog meegemaakt dat je tussen twee afspraken door in de auto eerst een verslag schreef in een notitieblok in de auto. En als we dan op kantoor waren, konden we datgene wat we hadden opgeschreven vervolgens weer gaan invoeren in het CRM-systeem (er was toen nog geen internet): dubbel werk.

    CRM-systeem

    Tegenwoordig heb je als verkoper een laptop/smartphone/tablet bij je en zet je onderweg of vanuit huis het bezoekverslag direct in het CRM-systeem (of als je dat niet hebt, kun je ook Worddocumenten aanmaken en op naam van de klant en datum archiveren).

    Er zijn tegenwoordig ook speciale apps voor de smartphone waarmee je in 1 minuut een bezoekverslag maakt en met de ingevoerde data mooie managementrapporten kunt maken.

    Dubbel werk is dus tegenwoordig niet meer nodig, maar een bezoekverslag schrijven en afhandelen is nog altijd een tijdrovende klus. Maar het is wel een belangrijke klus: een bezoekverslag is een belangrijk naslagwerk voor jezelf, de salesmanager, maar ook voor je collega’s. Wat noteer je in een bezoekverslag?

    Intern / extern bezoekverslag

    Voordat je je bezoekverslag schrijft, maak je eerst aantekeningen. Hoe je dat op een slimme en gemakkelijke manier doet, lees je in aantekeningen maken tijdens het verkoopgesprek.

    Voordat je je aantekeningen uitwerkt, maak je onderscheid tussen een intern en een extern bezoekverslag. Een intern bezoekverslag is bedoeld voor gebruik binnen je eigen organisatie. Een extern bezoekverslag stuur je na het gesprek naar je gesprekspartner.

    Een intern bezoekverslag is uitgebreider, omdat je daarin ook randinformatie opneemt. Het is niet de bedoeling dat de klant deze randinformatie ziet.

    Het externe bezoekverslag stuur je naar de klant. Het komt niet zo vaak voor dat verkopers een bezoekverslag naar hun gesprekspartners sturen. Vraag dan ook of je klant dat prettig vindt, immers als je gesprekspartner er geen prijs op stelt, scheelt je dat weer werk.

    Standaardsjabloon

    Het eerste wat je doet, is dat je een standaardsjabloon maakt voor je bezoekverslag. Door een standaard aan te houden, voorkom je dat je dingen vergeet te noteren en het geeft je ook houvast in het verkoopgesprek. Probeer ook je bezoekverslag zo snel mogelijk na het bezoek te schrijven. Vaak weet je dan alle details nog.

    Welke elementen staan er in een standaardverslag? Uiteraard staan daarin:

    • naam van de organisatie van de klant
    • adres
    • telefoonnummer
    • datum van bezoek
    • tijdstip + duur van het gesprek
    • namen aanwezigen met vermelding van hun functie
    • aanleiding voor het gesprek
    • agenda van het gesprek

    Middenstuk

    Na de bovengenoemde punten krijg je het middenstuk van je bezoekverslag. In het middenstuk geef je weer wat je besproken hebt per agendapunt. En je geeft aan wanneer er een actie uit voortvloeit. Maak dit zo concreet mogelijk. Dus geef een datum aan en geef ook aan wie deze vervolgactie onderneemt.

    Naast actiepunten kunnen er ook afspraken gemaakt worden tijdens een gesprek. Markeer deze in je bezoekverslag. Plaats ze onder een apart kopje in het bezoekverslag. Is er een vervolggesprek noodzakelijk en heb je daarover een afspraak gemaakt, dan noem je deze in je bezoekverslag.

    In feite kun je deze informatie als een extern bezoekverslag beschouwen en naar je gesprekspartner sturen.

    Extra informatie

    Vervolgens neem je informatie op die niet onder ogen van de klant hoort te komen. Denk daarbij aan de volgende informatie:

    • Sfeer van het gesprek: beschrijf in een paar woorden hoe de sfeer van het gesprek was. Beschrijf daarbij ook het (opvallende) gedrag van de gesprekspartners tijdens het gesprek
    • Privé-informatie over gesprekspartners: bijvoorbeeld of ze kinderen hebben, hoe ze heten, hoe oud ze zijn, etc. In een volgend gesprek kun je inhaken op deze informatie. Het staat namelijk attent als je je nog kunt herinneren hoe de kinderen van je gesprekspartner heten.
    • Roddels, informatie over de concurrentie, marktinformatie: misschien vertelt je gesprekspartner iets over het bedrijf, de concurrentie of over de markt. Noteer deze zaken. Vervolgens kun je later bepalen of je dit geverifieerd moet krijgen. Speel marktinformatie door aan bijvoorbeeld je manager of de marketingafdeling. Immers als verkoper ben jij de oren en ogen van het bedrijf.

    Actiepunten in je agenda

    Uit een bezoek komen actiepunten naar voren. Zet deze in je agenda of takenlijst, zodat je ze niet vergeet. Stel dat je zelf het actiepunt niet kunt uitwerken, maar dat je daarvoor de hulp van een collega nodig hebt, noteer dan de naam van deze collega erbij. Daarmee houd je controle over het proces.

    Algemene tips bezoekverslag

    Maak je bezoekverslag niet te lang. Schrijf in korte zinnen. Zorg ervoor dat het een prettig leesbaar stuk is. Bedenk dat je niet eeuwig bij het bedrijf blijft werken. Stel dat iemand anders jouw functie overneemt, dan moet die persoon zich snel en vlot kunnen ‘inlezen in de klant’.

    Voorbeeld bezoekverslag

    Download hier je template van een bezoekverslag. Het is een worddocument dat je naar je eigen wensen kunt aanpassen.

    Doe de juiste dingen op de juiste manier

    Veel prospects en klanten houden er niet van als ze gepusht worden om iets te kopen. Dat hoeft ook helemaal niet. Het is helemaal niet zo moeilijk om iets te verkopen. Het gaat erom dat je weet wat je moet doen en hoe je dat doet … lees verder

    E-boek sales voor professionals

    Sales voor professionals

    Dit is het ultieme en meest complete boek over sales. In het boek ontdek je de geheimen van het voeren van een succesvol salesgesprek. Superpraktisch en boordevol tips.

    Nog meer artikelen over sales: