Ga naar de inhoud

Voorbereiden op een klantenbezoek

    Klantenbezoek voorbereiden

    Klantenbezoek voorbereiden: zo doe je dat

    Gemiddelde leestijd: 5 minuten

    Klantenbezoek voorbereiden

    Een klantenbezoek voorbereiden, ik kan me herinneren uit het prille begin van mijn verkoopcarrière dat ik me nooit voorbereidde op een klantenbezoek. Ik had de bravoure dat ik het allemaal wel wist en mezelf dus niet hoefde voor te bereiden.

    Nu was het ook zo dat ik ook nooit geleerd had hoe ik me moest voorbereiden op een klantenbezoek. Inmiddels zijn we jaren verder en weet ik uit ervaring dat een goede voorbereiding op een klantenbezoek het verschil maakt tussen een opdracht krijgen of een opdracht mislopen.

    De klant en de prospect

    Het eerste wat je doet is kijken wat er inmiddels voor informatie over de klant in je eigen organisatie voor handen is. Zeker als het een klant is waarmee je al langer zaken doet, is het verstandig je eerst te verdiepen in de voorgeschiedenis. Daarvoor is het handig als er goede bezoekverslagen zijn gemaakt. Heb je regelmatig contact met deze klant, dan zit de informatie al in je hoofd en hoef je misschien alleen nog even het laatste bezoekverslag door te nemen.

    Heb je met een prospect te maken die je zelf actief hebt benaderd, dan heb je al vooronderzoek gedaan. Je hebt dan alle gegevens in principe voor handen.

    Is het een prospect die met jouw organisatie contact heeft gezocht, grijp dan meteen de gelegenheid aan om vragen te stellen over hoe hij jullie heeft gevonden, waarom hij jullie belt, welke functie die persoon bekleedt, wat hij van het bezoek verwacht, kortom probeer zoveel mogelijk informatie boven tafel te krijgen. Later kun je altijd nog op de website van de prospect kijken en een onderzoek doen naar andere factoren.

    De 6 B’s

    Welke informatie is van belang tijdens het voorbereiden op het klantenbezoek? Een handig hulpmiddel daarbij zijn de 6 B’s. Deze staan voor bedrijf, branche, beleid, budget , behoefte/benutte producten, beslissingsunit. Bij elke B horen vragen. Download hier de template van de 6 B’s, met de vragen die je beantwoord wilt zien bij elke B.: template 6 B’s.

    Aan de hand van de informatie uit de 6 B’s zet je alle punten op papier die van belang zijn ter voorbereiding op het gesprek. Bijvoorbeeld, met wie zit je aan tafel? Welke functie heeft die persoon?

    Zit je met een directeur aan tafel, dan kun je er gevoegelijk vanuit gaan dat die meteen kan beslissen. Zit je met een inkoper aan tafel, dan wil dat niet altijd zeggen dat die ook de beslissing neemt (zie DMU), maar dat je moet onderhandelen.

    Agenda

    Maak een agenda. Zorg ervoor dat je voor jezelf en je gesprekspartner een agenda maakt met punten die je wilt bespreken. Wissel de agenda van tevoren per mail uit. Dan krijg je meteen inzicht in wat de gesprekspartner met jou wil bespreken en bereid jezelf daarop voor.

    Plan je route

    Voordat je in de auto stapt (of het OV), zoek je goed uit waar de klant gevestigd is en hoeveel tijd het je kost daar te komen (tegenwoordig heb je daar handige apps voor). Je wilt immers niet te laat komen. Sterker nog, zorg ervoor dat je enkele minuten te vroeg bent. Merk je onderweg dat het later wordt, bel de klant/prospect op en vertel dat je wat later komt.

    Ik kan me nog herinneren dat ik bij een klant had afgesproken (dit was voor het tijdperk van de mobiele telefoon en Tom Tom) en ik kon het adres niet vinden. Daarnaast kon ik ook nog eens onmogelijk een parkeerplaats vinden. Toen ik een parkeerplaats had gevonden, had ik geen kleingeld bij me. Dus kon ik ook niet bellen. Uiteindelijk kwam ik een uur te laat. Ik stond met 3-0 achter.

    Ondanks dat we het tegenwoordig gemakkelijker hebben met onze elektronica, vertrouw er niet te vast op dat het altijd functioneert.

    Uiterlijke verzorging

    Let op de kleding die je draagt. Het lastige aan deze tijd is dat je van tevoren niet weet hoe je gekleed hoort te gaan. Vroeger gingen alle commerciële mensen in pak naar de klant. Dat hoeft (gelukkig? jammer genoeg?) niet meer. Het hangt van de gewoonten in de branche af wat je draagt. Zorg er in ieder geval dat je er verzorgd uitziet.

    Niet teveel gadgets

    Neem mee wat je nodig hebt. Tegenwoordig hebben we allerlei elektronische gadgets: tablets, smartphone (al dan niet met beamer), laptop, etc. Vraag jezelf af of je dat voor een gesprek allemaal wel nodig hebt. Of neem je het mee omdat jij denkt dat het jou een gelikte uitstraling geeft. Vaak volstaat een schrijfmap met een folder. Stop liever energie in een goed gesprek, dan dat je energie stopt in het goed laten functioneren van je elektronische speeltjes.

    Wees op verrassingen voorbereid

    Natuurlijk kun je je niet op verrassingen voorbereiden, maar wat je wel kunt doen is jezelf inprenten dat niet elk bezoek precies zo verloopt zoals jij het had gepland. Laat je echter door verrassingen niet uit je concentratie halen.

    Zo ging ik eens naar een klant in Frankrijk. Ik had mezelf voorbereid. Ik had een afspraak met de persoon waar ik altijd contact mee had. Toen ik aankwam, kreeg ik te horen dat er nog meer mensen bij het gesprek aanwezig zouden zijn. Toen ik vroeg wie dat zouden zijn, kwam ik erachter dat naast zijn manager ook de directeur aanwezig zou zijn. Daar had ik me niet op voorbereid, maar dat soort dingen gebeurt wel in de praktijk.

    Een goede voorbereiding op het verkoopgesprek is de eerste vereiste voor een de kans op een opdracht. Bereid je je commerciële gesprek niet voor, dan sta je met 3-0 achter, want reken er maar op dat je gesprekspartner zich wel heeft voorbereid.

    Doe de juiste dingen op de juiste manier

    Veel prospects en klanten houden er niet van als ze gepusht worden om iets te kopen. Dat hoeft ook helemaal niet. Het is helemaal niet zo moeilijk om iets te verkopen. Het gaat erom dat je weet wat je moet doen en hoe je dat doet … lees verder

    E-boek sales voor professionals

    Sales voor professionals

    Dit is het ultieme en meest complete boek over sales. In het boek ontdek je de geheimen van het voeren van een succesvol salesgesprek. Superpraktisch en boordevol tips.

    Nog meer artikelen over sales: