Ga naar de inhoud

Voorbeeldteksten keuzemenu telefoon

    Voorbeeldteksten om te gebruiken bij een keuzemenu aan de telefoon

    Gemiddelde leestijd: 3 minuten

    Steeds meer organisaties besluiten bij het installeren van een nieuwe telefooncentrale een keuzemenu in te stellen. Daarmee kun je vooraf het telefoonverkeer beter verdelen over de organisatie. Het instellen van een keuzemenu roept nieuwe vragen op. Zoals, hoeveel keuzes geven we? Welke teksten gebruiken we? Wij helpen je graag op weg met een aantal voorbeeldteksten voor een keuzemenu aan de telefoon.

    Kort, duidelijk en simpel

    De eerste stap die je zet om te bepalen welke teksten je gaat gebruiken is dat je de kaders bepaalt. Waaraan moet een tekst voldoen? Een tekst moet kort, duidelijk en simpel zijn.

    De meeste mensen hebben bij voorbaat al een hekel aan een keuzemenu, dus zorg ervoor dat jouw menu de beller snel en efficiënt naar de juiste afdeling brengt.

    Als mens hebben we een beperkt werkgeheugen. Daarom kunnen we lange teksten niet gemakkelijk onthouden. Door je teksten kort, duidelijk en simpel te houden, maak je het de beller gemakkelijk.

    Begroeting

    Een keuzemenu begint met de begroeting. Houd het kort, duidelijk en simpel. De beller wil zo snel mogelijk worden geholpen, dan helpt het om standaard uitdrukkingen te gebruiken.

    “Welkom bij [organisatie]” of “U bent verbonden met [organisatie]”

    Vervolgens is het belangrijk om aan te geven hoeveel keuzes de beller voorgelegd krijgt. Let er daarbij op dat het er zo min mogelijk zijn. Ons werkgeheugen kan namelijk ongeveer 7 dingen onthouden. Probeer het daarom te beperken tot maximaal vier of vijf keuzes.

    “U kunt kiezen uit de volgende 3 mogelijkheden. Weet u het keuzenummer al? Dan mag u dat meteen intoetsen.”

    Tekst voor keuzemenu

    Vervolgens komen de keuzes voor de beller. De regel is: hou het kort, duidelijk en simpel. Dus mag je je teksten best beginnen zonder “voor de”.

    “(Voor de) afdeling Klantenservice, toets …”

    Voor andere afdelingen gebruik je hetzelfde principe. Maar let op. Duidelijkheid is daarbij belangrijk. Afdeling Expeditie of afdeling Magazijn zeggen een beller niet zo veel. Het is beter om dan te spreken over de afdeling Verzendingen.

    Ook ‘debiteurenadministratie’ zorgt vaak voor verwarring. Spreek daarom over de afdeling Financiële administratie.

    Vermijd Nederlands en Engels door elkaar te gebruiken. Als onze hersenen moeten schakelen tussen twee talen, dan kost dat aandacht met als gevolg dat een optie gemist kan worden. Dus spreek over de afdeling Personeelszaken en niet over Human Resources, of over de afdeling Inkoop in plaats van Purchasing Department. Vermijd ook het gebruik van afkortingen, dus afdeling Personeelszaken in plaats van PZ of HR.

    Geef tot slot nog twee opties:

    “Weet u niet welke afdeling u kan helpen? Toets … om met de receptie te spreken. “

    “Toets … om dit menu nogmaals te beluisteren. “

    Drukte aan de telefoon

    Als alle lijnen bezet zijn in de telefooncentrale, komen de bellers in een wachtrij. Dat wil je de beller dan laten weten. Daarvoor gebruik je de volgende tekst.

    “Een ogenblik geduld alstublieft. U wordt zo spoedig mogelijk te woord gestaan.¨

    Als alternatief kun je ook de volgende tekst gebruiken:

    “Al onze medewerkers zijn op dit moment in gesprek. Wij zullen u zo spoedig mogelijk te woord staan. “

    Inspreken door een professionele stem

    Veel organisaties laten hun keuzemenu inspreken door hun telefonist(e). Vaak hoor je dan een accent, kleine uitspraakfouten en/of achtergrondgeluiden. Deze leiden de beller af van de boodschap. Daarom is het beter om een professionele stem je keuzemenu te laten inspreken. Een professional weet de boodschap precies te timen, spreekt ABN en beschikt over professionele opnameapparatuur, waardoor de gesproken boodschap prettig klinkt.

    Telefoonvaardigheden

    Als klanten, patiënten, cliënten of huurders telefonisch contact met je opnemen wil je een goede indruk op ze maken. Telefoneren lijkt zo makkelijk, maar er komt meer bij kijken dan je op het eerste gezicht denkt. Hoe hou je de leiding in het gesprek? Hoe neem je netjes op? Hoe verbind je door? En hoe zorg je ervoor dat een boze klant rustiger… lees verder

    Moment, ik verbind u door

    Lees alles over telefoneren. Over hoe je omgaat met inkomende en uitgaande telefoongesprekken. Maar ook of een wachtmuziekje handig is of niet, hoe je ‘nee’ zegt op een vriendelijke manier, etc. Een superpraktisch boek en boordevol tips.

    Nog meer artikelen over telefoneren: