Vragen om de naam te spellen aan de telefoon

Mag je vragen om de naam te spellen aan de telefoon?

vragen om de naam vragen te spellen aan de telefoon

Soms versta je de naam van een beller niet goed. Soms is het een buitenlandse naam en weet je niet hoe je deze correct opschrijft. En soms is het gewoon een lastige naam. In welke gevallen vraag je aan de beller om zijn of haar naam te spellen? En mag je vragen om de naam te spellen aan de telefoon? In dit artikel gaan we daar dieper op in.

Het juiste moment

Als eerste kijken we naar het moment waarop je naar de naam kunt vragen. Een beller neemt contact met je op. Bij het aannemen van de telefoon noem je je eigen naam. Vervolgens krijg je de naam van de beller te horen. Je noteert direct de bedrijfsnaam en de naam van de beller. Als je die niet goed hebt gehoord of je twijfelt over de naam, dan vraag je aan de beller of die zijn naam wil herhalen of spellen. Vervolgens verbind je de beller door naar een collega of afdeling.

De beller begint meteen te praten

Soms komt het voor dat de beller meteen begint te praten na het noemen van zijn eigen naam. Dan heb je dus geen gelegenheid om de onverstaanbare naam nog eens te vragen. In dat geval vraag je het aan het einde van het gesprek als het nodig is. Dus in principe vraag je het aan het begin van het gesprek, lukt dat niet, dan vraag je het aan het einde.

Hoe vraag je om de naam?

Je weet nu het moment waarop je vraagt om de naam te herhalen of te spellen. Maar hoe doe je dat op een correcte en vriendelijke manier? Je zegt in ieder geval nooit: “Hoe was uw naam ook alweer?” Het is nooit ‘was’, want iemand heeft de naam nog steeds.

Je zegt ook niet “Hoe is uw naam ook alweer?”, want dan zegt iemand nog een keer zijn naam en tja, hoe schrijf je deze? Het is beter om het op de volgende manier te doen:

“Meneer / mevrouw, ik heb uw naam niet goed verstaan. Kunt u die voor mij nog eens langzaam herhalen?”

Je vraagt nooit zomaar om de naam. Je geeft eerst de reden aan waarom je nogmaals om de naam vraagt (ik heb uw naam niet goed verstaan). Vervolgens vraag je of de beller zijn naam langzaam wil herhalen. Hierdoor ‘dwing’ je de beller om het langzaam te doen. Daardoor is het gemakkelijker om de naam correct te noteren. Is het een ingewikkelde naam, dan vraag je aan de beller om het te spellen.

Door beter te telefoneren zorg je voor een (eerste) goede indruk bij de beller, telefoneer je effectiever en ga je gemakkelijker om met het (lastige) gedrag van een beller. Wij adviseren en trainen organisaties al meer dan 10 jaar op het gebied van telefoneren.

Delen

Gerelateerde artikelen