Een verstandige ondernemer heeft algemene voorwaarden en stuurt deze altijd mee bij elke offerte, orderbevestiging en factuur. De Kamer van Koophandel raadt beginnende ondernemers aan altijd algemene voorwaarden op te stellen.
Wij vinden het ook verstandig dat je als ondernemer algemene voorwaarden opstelt en meestuurt. Je kunt je klantgerichtheid verbeteren door naar je algemene voorwaarden te kijken.
Waar gaat het over?
Even kort door de bocht, algemene voorwaarden bestaan uit een aantal regels waaraan jij en jouw klant zich dienen te houden in het geval ze zaken met jouw organisatie willen doen.
Zo wil je dat de Nederlandse wet van toepassing is als je zaken doet in Frankrijk. Want je zit niet te wachten op de Franse rechter in geval van onenigheid.
In de algemene voorwaarden geef je aan wat jouw betalingscondities zijn en je regelt natuurlijk ook de aansprakelijkheid. Kortom er staat in vermeldt wat je van de klant verwacht. Ze dienen als een soort vangnet in het geval het bij een levering niet goed gaat en je er samen niet uitkomt.
Leesbaar
In 99 van de 100 keer is de tekst van de algemene voorwaarden geschreven door een jurist en dus vrijwel onleesbaar. Dat kan ook anders.
Bedenk wat je belangrijk vindt dat in de algemene voorwaarden moet komen te staan. Schrijf dit vervolgens in spreektaal op (zie hoe wij dat gedaan hebben). Schrijf er vervolgens ook bij waarom je een bepaalde voorwaarde opneemt. Dit vergroot het begrip bij de klant en opent de mogelijkheid er misschien alsnog samen uit te komen. Het gaat erom dat je je algemene voorwaarden klantgericht schrijft.
Samen oplossen
Wil je klantgericht bezig zijn, dan hoort de eerste insteek te zijn om er samen uit te komen ongeacht wat er in de algemene voorwaarden staat. Pas als het niet lukt, dan beroep je je op de voorwaarden.
Helaas komt het nog wel eens voor dat ondernemers eerst met de voorwaarden gaan wapperen in geval van een discussie: “In onze algemene voorwaarden staat dat…”
Kortom het is dus klantgericht als je jouw voorwaarden in normaal taalgebruik opstelt. Is er een conflict probeer er in eerste instantie samen uit te komen zonder je meteen te beroepen op de voorwaarden.
“Ik staar naar een leeg scherm en denk: Hoe schrijf ik dit nou, zonder dat het bot of onvriendelijk overkomt?”
Herken je dit? Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in en ontdek hoe je e-mails kunt schrijven die de klant echt aanspreken en je boodschap helder overbrengen.
“De training is heel fijn en duidelijk. Alles wordt stap voor stap uitgelegd. Ik had mij het schrijven van klantgerichte e-mails anders voorgesteld, dit was heel leerzaam en heeft me enorm vooruitgeholpen!” – Ira
