Terugbelverzoeken kun je op vele manieren maken. We zien in bedrijven dat dit bijvoorbeeld op papier gebeurt. Dan wordt er een beduimeld papiertje onder de neus geschoven van de collega die iemand moet terugbellen. We zien ook dat in organisaties men een telefoonnotitie ook wel per e-mail verstuurt. Het probleem is in beide gevallen dat men soms nog wel eens belangrijke informatie vergeet te noteren. Een standaard terugbelverzoek gemaakt als sjabloon in Outlook zorgt ervoor dat iedereen dezelfde informatie vraagt aan de beller. We vertellen je graag hoe je een dergelijk sjabloon in Outlook maakt.
Sjabloon aanmaken in Outlook voor een terugbelverzoek
Hoe maak je een sjabloon aan in Outlook? Je gebruikt daarvoor een zogenaamde ‘Snelle stap’. Met een snelle stap kun je namelijk een handeling programmeren en vervolgens snel oproepen. In stappen leggen we je uit hoe je een snelle stap programmeert.
Stap 1.
Klik op ‘Start’.
Stap 2.
Daar klik je op het tekentje naast de woorden ‘Snelle stappen’.
Stap 3.
Klik op ‘Nieuw’.
Stap 4.
En kies daarna ‘Aangepast’.
Stap 5.
Een nieuw venster opent waar je de snelle stap een naam geeft, bijvoorbeeld ‘Terugbelverzoek’.
Stap 6.
Kies bij Acties voor ‘Nieuw bericht’ (scrol iets naar beneden in de lijst).
Stap 7.
In het volgende venster klik je op de link ‘Opties weergeven’.
Stap 8.
Voer het onderwerp in: “Terugbelverzoek”.
Stap 9.
In het vak ‘Tekst’ voer je de vaste elementen in:
- Inleidende zin (bijv. Graag terugbellen:)
- Naam:
- Organisatie:
- Functie/Afdeling:
- Telefoonnummer:
- Bereikbaarheid beller:
- Betreft:
Stap 10.
Onderaan kun je eventueel nog een toetscombinatie toekennen aan de snelle stap.
Als je bijvoorbeeld Ctrl+Shift + 1 kiest, dan open je met deze toetscombinatie automatisch het terugbelverzoek. Klik op ‘Voltooien’ en daarna op ‘OK’.
Stap 11 .
Je hebt nu een snelle stap aangemaakt. Om het resultaat te bekijken, klik je op ‘Start’.
Stap 12.
Vervolgens zie je in het menu van Snelle stappen je Terugbelverzoek staan.
Klik hierop en je e-mailsjabloon voor het terugbelverzoek verschijnt. De volgende keer dat je een telefoonnotitie wilt maken, selecteer je het sjabloon bij Snelle stappen of met de vooraf ingestelde toetscombinatie.
Outlook heeft nog meer handige functies die ervoor zorgen dat je sneller en efficiënter werkt. Wil je daar meer over weten? Kijk dan eens bij Opleidingscentrum.
“Boze klanten of slecht nieuws brengen me van m’n stuk.”
Herken je dit? Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in voor de online training klantgericht telefoneren en ontdek hoe je professioneel en klantgericht telefoneert met klanten.
“Een hele goede telefonietraining om beter klantgericht te telefoneren. De training wordt stapsgewijs goed verlopen met bij elke unit een nieuw onderwerp om goed in te lezen, te begrijpen en fouten te herkennen.” – Thomas
