De Getting Things Done-methode, vaak afgekort als GTD, is een productiviteitsmethode ontwikkeld door David Allen. Deze methode is gericht op het organiseren van taken, gedachten en afspraken, zodat je minder stress ervaart en efficiënter kunt werken. Het doel van GTD is om je hoofd “leeg” te maken en alles wat je moet doen of onthouden in een betrouwbaar systeem vast te leggen. Hierdoor kun je je volledig concentreren op de taak die op dat moment het belangrijkste is.
De vijf stappen van de GTD-methode
De GTD-methode bestaat uit vijf kernstappen die je helpen om grip te krijgen op je werk en leven:
1. Verzamelen
Het proces begint met het verzamelen van alle taken, gedachten en afspraken die je aandacht vragen. Dit betekent dat je alles wat je moet doen of onthouden uit je hoofd haalt en vastlegt in een extern systeem, zoals een notitie-app, een fysiek notitieboek of een specifieke GTD-tool. Denk hierbij aan e-mails, ideeën, to-dolijstjes, werkdocumenten, afspraken, enzovoort. Het doel is om niets te vergeten en je hoofd vrij te maken van losse eindjes.
2. Verwerken
In deze stap ga je elk item dat je hebt verzameld, bekijken en beslissen wat ermee moet gebeuren. Stel jezelf hierbij de volgende vraag:
- Is dit actiegericht?
- Nee: Archiveer het als referentie, gooi het weg of parkeer het voor later.
- Ja: Bepaal wat de volgende actie is.
Als een taak minder dan twee minuten kost, voer deze dan direct uit. Voor taken die langer duren, kun je ze delegeren of plannen.
3. Organiseren
Nu is het tijd om alles op de juiste plek te zetten. De GTD-methode werkt met verschillende lijsten en mappen om overzicht te houden:
- Projectlijst: Voor alle projecten die meerdere stappen vereisen.
- Takenlijst: Voor specifieke taken die je kunt uitvoeren.
- Wachten-op-lijst: Voor taken die je aan anderen hebt gedelegeerd.
- Agenda: Voor afspraken en taken die op een specifieke datum of tijd moeten gebeuren.
- Soms/Misschien-lijst: Voor ideeën of taken die je in de toekomst misschien wilt oppakken.
Door je taken en projecten op deze manier te organiseren, kun je snel zien wat je prioriteiten zijn.
4. Reflecteren
Een belangrijk onderdeel van GTD is het regelmatig herzien van je systeem. Dit doe je door een dagelijkse review uit te voeren. Tijdens deze review:
- Controleer je alle lijsten en mappen.
- Werk je je project- en actielijsten bij.
- Beoordeel je je vooruitgang en stel je nieuwe prioriteiten.
Reflecteren zorgt ervoor dat je systeem actueel blijft en dat je niets over het hoofd ziet.
5. Uitvoeren
De laatste stap is het daadwerkelijk uitvoeren van de taken. GTD helpt je om te bepalen wat je op een bepaald moment moet doen door rekening te houden met:
- Context: Wat kun je op dit moment doen, afhankelijk van je locatie, hulpmiddelen en situatie?
- Tijd: Hoeveel tijd heb je beschikbaar?
- Energie: Wat kun je doen met de energie die je nu hebt?
- Prioriteit: Wat is op dit moment het belangrijkst?
Door deze factoren mee te nemen, kun je gefocust en doelgericht werken.
De voordelen van GTD
De GTD-methode biedt verschillende voordelen:
- Minder stress: Door alles vast te leggen in een betrouwbaar systeem, hoef je niets meer te onthouden.
- Meer focus: Je kunt je volledig richten op de taak die voor je ligt.
- Betere organisatie: Je krijgt een helder overzicht van wat je moet doen en wanneer.
- Hogere productiviteit: Door de structuur van GTD werk je efficiënter en krijg je meer gedaan.
Tips voor succes met GTD
- Begin klein: Probeer niet meteen alles perfect te doen. Focus op het vastleggen van taken en bouw je systeem geleidelijk op.
- Kies de juiste tools: Gebruik tools die voor jou werken, zoals een digitale app (bijvoorbeeld Todoist, Notion, Outlook, Thunderbird of Microsoft To Do) of een papieren notitieboek.
- Wees consistent: Maak er een gewoonte van om je systeem dagelijks bij te houden.
- Pas je systeem aan: Iedereen werkt anders. Experimenteer met GTD en pas het aan op jouw behoeften.
Conclusie
De Getting Things Done-methode is een krachtige tool om overzicht en controle te krijgen over je taken en verplichtingen. Door alles wat je aandacht vraagt vast te leggen, te organiseren en regelmatig te herzien, kun je effectiever werken en meer rust ervaren. Of je nu een student bent, een professional, of gewoon beter georganiseerd wilt zijn, GTD kan je helpen om meer gedaan te krijgen met minder stress.
Telefoonvaardigheden
Als klanten, patiënten, cliënten, burgers of huurders telefonisch contact met je opnemen wil je een goede indruk op ze maken. Telefoneren lijkt zo makkelijk, maar er komt meer bij kijken dan je op het eerste gezicht denkt. Hoe hou je de leiding in het gesprek? Hoe neem je netjes op? Hoe verbind je door? En hoe zorg je ervoor dat een boze klant rustiger… lees verder
Moment, ik verbind u door
Hét praktische handboek voor professioneel telefoneren
Of je nu werkt in een receptie, klantenservice of sales, dit boek geeft je direct toepasbare tips en strategieën om elk telefoongesprek klantvriendelijk, efficiënt en doeltreffend te laten verlopen. Van eerste indruk tot gespreksafsluiting – maak van elk telefoontje een succes!
