Je kent het wel. Je belt naar het mobiele nummer van iemand. Je hoort de telefoon een aantal keren overgaan. Hoe langer het duurt, des te meer je het gevoel bekruipt dat de persoon die je wilt spreken zijn telefoon niet opneemt. Je vermoeden wordt bevestigd als de telefoon overspringt op voicemail.
Wat doe je dan? Verbreek je de verbinding of spreek je een boodschap in? De meeste mensen verbreken de verbinding. Een bericht achterlaten op de voicemail vinden veel mensen lastig. Want hoe kun je het beste een bericht achterlaten op de voicemail? Daar geven we graag antwoord op.
Aanleiding
Je belt omdat er een aanleiding is om iemand te bellen. Je belt niet zomaar, maar je wilt iets van de persoon die je belt: je hebt een vraag of je belt om informatie met de ander te delen. Als het goed is heb je daar van tevoren over nagedacht. Dus dat is dan ook wat je gaat gebruiken in het voicemailbericht dat je achterlaat.
Niet te lang
Als je een voicemail inspreekt, denk dan ook aan de ontvanger van de voicemail. Deze luistert op een gegeven moment zijn voicemail af. Het is dan prettig als het bericht dat je achterlaat niet te lang is. Wees dus beknopt in wat je inspreekt.
Bericht achterlaten op de voicemail met BADA
Veel mensen vinden het ongemakkelijk om een voicemail in te spreken. Ze doen dan ook maar wat. Om de ongemakkelijke situatie gemakkelijker te maken, gebruik je het beste een ezelsbruggetje daarvoor: BADA – Begroeting, Aanleiding, Doel en Afsluiting:
- Begroeting – begin met een groet en de naam van de contactpersoon: “Goede…, Jantine.”
- Aanleiding – vertel kort en beknopt waarom je belt: “Ik bel je omdat ik een vraag heb over de zaak Bergman.”
- Doel – vertel kort en beknopt wat je van de ander verwacht – “Zou je me willen terugbellen op 06-12345678.” Als je een telefoonnummer doorgeeft, dan spreek je deze langzaam uit en herhaal je deze nog een keer: “Ik herhaal: 06-12345678.”
- Afsluiting – sluit het voicemailbericht af met een vriendelijke groet en de woorden “Einde bericht”.
Raak niet in paniek als je een voicemail krijgt. Haal diep adem, denk aan BADA en neem de tijd om de voicemail in te spreken.
“Boze klanten of slecht nieuws brengen me van m’n stuk.”
Herken je dit? Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in voor de online training klantgericht telefoneren en ontdek hoe je professioneel en klantgericht telefoneert met klanten.
“Een hele goede telefonietraining om beter klantgericht te telefoneren. De training wordt stapsgewijs goed verlopen met bij elke unit een nieuw onderwerp om goed in te lezen, te begrijpen en fouten te herkennen.” – Thomas
