In de communicatie gaat er nog wel eens wat mis. Om goed te communiceren heb je de zogenaamde drie V’s tot je beschikking. Afhankelijk van het medium dat je gebruikt, gebruik je er één tot drie. Bij persoonlijke communicatie gebruik je ze alle drie. De kans dat de communicatie dan misloopt is daarbij het kleinst. Wil je de kans daarbij nog verder reduceren, dan is een goede afstemming belangrijk. Contact maken met een ander persoon doe je dan ook op de volgende manier.
Parkeer je boodschap
Als we contact zoeken met een ander persoon, dan zijn we geneigd om met de deur in huis te vallen. “Kun jij dit mailtje even versturen voor mij?” Door met de deur in huis te vallen, overrompel je de ander. De kans is dan groot dat deze persoon primair reageert: schrikt, de hakken in het zand zet, etc.
Afstemmen
Wat je beter kunt doen is je boodschap parkeren en eerst contact maken door af te stemmen op de ander. Kijk naar de ander. Zoek oogcontact, zodat je de ander niet overvalt. Kijk wat de ander aan het doen is. Met een begroeting of het noemen van de naam van de ander trek je zijn/haar aandacht.
Spiegelen
Om rapport te maken, is het handig om een deel van het gedrag over te nemen. Spiegelen heet dat. Bij spiegelen gebruik je bijvoorbeeld hetzelfde jargon als de ander. Of je gaat bijvoorbeeld op dezelfde hoogte als de ander (ooghoogte) zitten.
Pas op dat je het niet te overdreven doet, want dan gaat spiegelen tegen je werken. Dus ga niet in hetzelfde dialect spreken als de ander, als jij van oorsprong het dialect niet spreekt.
Boodschap brengen
Als je de voorgaande stappen hebt gezet, dan pas breng je je boodschap. Dat doe je dus als je contact hebt met de ander, niet eerder. Zo weet je zeker dat je boodschap goed overkomt en miscommunicatie vermijdt.
“Aan het eind van de dag ben ik uitgeput van alle ‘ja maar’-gesprekken. Ik wil gewoon dat klanten tevreden weggaan zonder dat ik me opgebruikt voel.”
Herken je dit? Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in en ontdek hoe je klantgericht communiceert en werkt, zodat je je minder opgebruikt voelt.
“Hele fijne manier van opbouw, dieptegang en uitleg. Het is in een begrijpelijke taal geschreven, waardoor je op ieder instapniveau de training kan volgen. Zeker de moeite waard!” – Anne
