Tips klantgerichte balie of receptie
Gemiddelde leestijd: 3 minuten
Gisteren waren we bij een klant op bezoek om een klantgerichtheidstraining te verzorgen. We waren op tijd, maar moest wachten tot de trainingsruimte vrij zou komen. We werden heel hartelijk en warm onthaald door de dame van de receptie. Helaas moesten we lang wachten.
Dat bracht ons op het idee om een aantal tips te verzinnen voor een klantgerichte balie of receptie. De receptie waarmee wij te maken hadden, zou tip 8 ter harte moeten nemen.
Tip 1 Een goede eerste indruk
Als receptionist(e) ben je vaak het eerste contact met een bezoeker van het bedrijf. Laat dat meteen een aangename zijn. Lach, begroet de bezoeker, wees vriendelijk en draag verzorgde, representatieve kleding.
Tip 2 Niet in het zicht eten en drinken
Je bent mens en je hebt voedsel en drinken nodig om de dag door te komen. Maar om naar etende of drinkende mensen te kijken? Of een half opgegeten boterham te zien liggen? Probeer buiten het zicht van de bezoekers te eten en te drinken. Zorg er altijd voor dat je drinken en eten niet zichtbaar is voor de bezoeker. En kauwgom kauwen kan natuurlijk al helemaal niet.
Tip 3 Maak oogcontact
Zal je altijd zien, is het heel lang rustig, komen plotseling een heleboel bezoekers tegelijk naar binnen. Zit rechtop, kijk de bezoeker vriendelijk aan. Maak oogcontact met alle bezoekers ook met degenen die in de wachtrij staan. Daarmee laat je zien dat je hen hebt gezien.
Tip 4 Leg andere werkzaamheden opzij
Als je achter de balie werkt, verricht je vaak nog andere taken naast het ontvangen van bezoekers. Vaak zijn dit administratieve werkzaamheden. Zodra een bezoeker binnenkomt, leg je deze werkzaamheden zo snel mogelijk opzij.
Tip 5 Stel vragen
Is de bezoeker vaag over zijn bedoeling, stel dan open vragen (wie, wat, wanneer, hoe, etc.). Vat vervolgens samen en vraag door als je de bezoeker niet goed begrijpt.
Tip 6 Vertel wat je doet
Als je de bezoeker hebt aangehoord en je moet een handeling verrichten, vertel dan wat je gaat doen: “Ik ga even iets opzoeken in ons computersysteem”, “Ik ga meneer/mevrouw Jansen bellen”.
Tip 7 Wees een goede gastheer/-vrouw
Als de bezoeker even moet wachten, wees dan een goede gastheer/-vrouw. Geef aan waar de bezoeker kan wachten en bied de bezoeker iets te drinken aan.
Tip 8 Afleiding
We moesten bijna een half uur wachten, voordat onze trainingsruimte vrij kwam. Onze deelnemers zaten nog te lunchen. Wij zaten al die tijd te wachten. En natuurlijk biedt een mobiele telefoon wat afleiding, maar zorg er ook voor dat er bij je balie / receptie tijdverdrijf is. Dat kan met een televisiescherm waarop een filmpje van het bedrijf of foto’s van projecten zijn. Of folders van het bedrijf.
Tip 9 Genoeg zitgelegenheid
We hebben het ook meegemaakt dat er te weinig stoelen waren om alle bezoekers te laten zitten. Zorg er dan ook voor dat er genoeg zitgelegenheid is. Niets is zo onprettig om gedwongen staand te moeten wachten.
Tip 10 Schoon en opgeruimd
Zorg ervoor dat je balie of receptie, maar ook de wachtruimte er opgeruimd uitziet. Jij bent de gastheer/-vrouw en dus ben je verantwoordelijk voor de eerste indruk die iemand krijgt van jouw organisatie. Laat dat een onuitwisbaar positieve zijn.
Met deze 10 tips zorg je ervoor dat je een klantgerichte balie / receptie hebt voor je bezoekers.
Betere service verlenen
Zorg ervoor dat klanten tevreden blijven. Als klanten tevreden zijn, komen ze vanzelf bij je terug. En ze vertellen het door aan anderen. Daarom is het belangrijk je vaardigheden op het gebied van klantgerichtheid… lees verder
Op de klant gericht
In dit boek lees je over de belangrijkste zaken omtrent klantgerichtheid en hoe je ervoor zorgt dat jij of jouw organisatie dat ook wordt. Superpraktisch en boordevol tips.
