Over de aanhef van je e-mail hebben we al eerder een artikel geschreven. Na de aanhef, krijg je de opening van je e-mail. Wat is dan een goede openingszin van een e-mail? Dat is in ieder geval niet het ouderwetse ‘Naar aanleiding van’
Er zijn andere, originelere manieren om een e-mail te beginnen, afhankelijk van de situatie en het doel van de e-mail. In dit artikel gaan we in op welke openingszin van een e-mail kun je in welke situatie kunt gebruiken.
Openingszin van een e-mail aan iemand van buiten je organisatie
Stuur je een e-mail naar een consument, zakelijke klant, leverancier of andere stakeholder en je wilt een zakelijke toon aanslaan, dan gebruik je niet het oubollige ‘Naar aanleiding van’. Dat kan echt niet meer in deze tijd. Vroeger was dat misschien de norm, maar tegenwoordig schrijven we vlotter. Spreektaal is schrijftaal.
Hoe begin je dan je e-mail? Wat je beter kunt doen is beginnen met de aanleiding, bijvoorbeeld:
- “U gaf in uw e-mail van 20 september aan onze brochure te willen ontvangen.”
- “In uw e-mail van 20 september geeft u aan dat u graag onze brochure ontvangt.”
- “Hartelijk dank voor uw e-mail van 20 september. Daarin geeft u aan dat u graag onze brochure ontvangt.”
- “Op 20 september liet u ons weten dat u onze brochure wenst te ontvangen.”
Je ziet dat je kunt beginnen met het onderwerp van de zin, of met een bedankje of met de tijdsbepaling.
Je mag best met ‘Ik’ beginnen
Wat? Mag je de eerste zin van een e-mail met ‘ik’ beginnen? Vroeger werd ons geleerd dat je nooit met ‘ik’ mag beginnen. Het ligt wat genuanceerder.
Het advies om de eerste zin van een e-mail niet te beginnen met “ik” komt voort uit de wens om de toon van de e-mail meer op de ontvanger te richten in plaats van op jezelf:
- Focus op de ontvanger: Door niet met “ik” te beginnen, kun je de aandacht direct richten op de ontvanger of het onderwerp van de e-mail, wat als beleefder en meer gericht wordt ervaren.
- Professionaliteit: E-mails die direct beginnen met “ik” kunnen soms overkomen als egocentrisch of te direct. Een meer neutrale of op de ontvanger gerichte opening kan professioneler overkomen.
- Engagement: Een opening die direct betrekking heeft op de ontvanger of het onderwerp kan de lezer meer betrekken en de kans vergroten dat de e-mail aandacht krijgt.
Het is echter niet een strikte regel, en er zijn situaties waarin het beginnen met “ik” volkomen gepast is, vooral in meer informele of persoonlijke communicatie. Het hangt van de context en de relatie met de ontvanger af.
Openingszin van een e-mail aan een collega
Als je een e-mail aan een collega stuurt, dan hoeft de opening van je e-mail niet formeel te zijn. Na de aanhef kun je één van de volgende openingszinnen gebruiken:
- “Ik hoop dat alles goed gaat met je.”
- “Ik wilde even laten weten dat…”
- “Ik heb een vraag over [onderwerp].”
- “Ik ben ontzettend blij dat ik je e-mail heb ontvangen.”
- “Ik weet zeker dat je het druk hebt, maar ik wilde even laten weten dat…”
- “Ik heb een interessant idee dat ik graag met je wil delen.”
- “Ik ben benieuwd of je tijd hebt om even te praten over [onderwerp].”
- “Ik wilde je laten weten dat ik [achtergrondinformatie] heb ontdekt over [onderwerp].”
Je ziet dat deze e-mails allemaal beginnen met ‘ik’. In deze situaties is dat helemaal geen probleem
Op deze manieren kun je dus een openingszin van een e-mail schrijven. Na de openingszin volgt de rest van je e-mail. Daarbij zijn een logische opbouw en klantgerichte schrijfstijl belangrijk. Denk bij het laatste aan actief en positief te schrijven, dat bevordert de leesbaarheid. En denk eraan om deze veelgemaakte fouten in e-mails te vermijden.
Zorg voor een duidelijke structuur
Niet iedereen leest en begrijpt je e-mails altijd even goed. Dat komt omdat mensen tegenwoordig teksten scannen in plaats van ze te lezen. Door op dit gedrag in te spelen, zorg je ervoor dat je e-mails wel goed gelezen en begrepen worden. Maar hoe doe je dat? En hoe zorg je ervoor dat het je minder tijd kost? En … lees verder
“De training is heel fijn en duidelijk. Alles wordt stap voor stap uitgelegd. Ik had mij het schrijven van klantgerichte e-mails anders voorgesteld, dit was heel leerzaam en heeft me enorm vooruitgeholpen!” – Ira
Leer hoe je effectieve en klantgerichte e-mails schrijft
Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in en ontdek hoe je e-mails kunt schrijven die de klant écht aanspreken en je boodschap helder overbrengen.
