Ga naar de inhoud

De juiste aanhef in een zakelijke e-mail

    Beste heer, mevrouw? Wat is de juiste aanhef in een zakelijke e-mail

    Gemiddelde leestijd: 3 minuten

    Bij het schrijven van een zakelijke e-mail doorloop je een aantal stappen. Eén van die stappen is de aanhef. Een verkeerde of ongepaste aanhef wil je natuurlijk niet. Hoe schrijf je de juiste aanhef in een zakelijke e-mail? Wij vertellen je wat de regels zijn omtrent de aanhef van een zakelijke e-mail. We beginnen met ‘Geachte’ of ‘Beste’.

    Is het Geachte of Beste?

    Wanneer gebruik je ‘Geachte’ en wanneer ‘Beste’? Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur ‘Geachte’.

    Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je ‘Beste’. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook ‘Hallo’, ‘Hi’, ‘Hoi’, ‘Dag’ of ‘Goede…’ gebruiken.

    Hoe begin je een e-mail als je de naam niet weet?

    Meestal richt je een e-mail direct aan de ontvanger, dus met een (achter)naam. Soms komt het voor dat je geen naam hebt. In dat geval gebruik je voor mannen ‘heer’ en voor vrouwen ‘mevrouw’. Deze woorden kort je niet af, je schrijft ze voluit. Daarbij zijn er drie mogelijkheden:

    ‘Geachte heer, mevrouw,’
    ‘Geachte heer/mevrouw,’
    ‘Geachte heer of mevrouw,’

    Begin je e-mail in ieder geval nooit met alleen ‘Geachte,’ of ‘Beste,’ dat is een beetje kaal. Dan kun je je e-mail nog beter beginnen met:

    ‘Goedemorgen,’ of ‘Geachte lezer,’

    Deze laatste aanhef kun je ook gebruiken als je het geslacht niet weet van de ontvanger of als je genderneutraal je e-mail wilt aanheffen.

    Hoe begin je een e-mail aan een groep personen?

    Stuur je een e-mail aan een groep van ontvangers, begin dan ieder geval niet met het verouderde ‘L.S.,’ (L.S. is de afkorting van Lectori Salutem) of ‘Mijne heren,’ Het is beter om dan een aanhef te kiezen die bij iedereen past:

    ‘Beste collega’s,’
    ‘Geachte dames en heren,’
    ‘Geachte directie,’
    ‘Geachte klant,’

    Hoe zit het met de aanhef als je de naam wel weet?

    Ken je de achternaam van de ontvanger, dan gebruik je deze in de aanhef. Dus dan wordt het:

    ‘Geachte heer De Jong,’ of ‘Geachte mevrouw De Jong,’

    Het is beter om het verouderde ‘meneer’, ‘mijnheer’, ‘de heer’ of ‘mejuffrouw’ niet meer te gebruiken. En je gebruikt een hoofdletter bij de achternaam.

    Bij een informele aanhef (of een genderneutrale aanhef), wordt het:

    ‘Beste Erik’ of ‘Dag Joyce’

    In de aanhef gebruik je trouwens nooit voorletters of titels van een persoon; dus geen ‘Beste Ing. A.J. de Jong’

    Welke achternaam gebruik je in de aanhef?

    In Nederland hebben sommige getrouwde vrouwen – en tegenwoordig ook sommige mannen – een dubbele naam. Dat is een combinatie van hun geboortenaam en die van de partner. De volgorde van de achternamen mogen ze zelf kiezen: A. de Jong – Van Heeswijk, A. van Heeswijk – De Jong.

    Welke naam gebruik je in dat geval in de aanhef? De aanhef in een brief of e-mail lijkt op het aanspreken van een persoon. Als je mevrouw A. de Jong – Van Heeswijk begroet, dan laat je de tweede achternaam achterwege. En het maakt niet uit of dat nu de partnernaam of de geboortenaam is.

    Dus wat is dan juist: ‘Geachte mevrouw De Jong – Van Heeswijk’ of ‘Geachte mevrouw De Jong’? Het antwoord is simpel. In de aanhef gebruik je maar één achternaam, namelijk de eerste: ‘Geachte mevrouw De Jong’.

    Hoe zit het bij een achternaam die uit twee delen bestaat?

    Stel iemand heet: Eva Rozendaal van Erpe. In dat geval spreek je haar met beide delen van de naam aan. En ook hier blijft een eventuele tweede achternaam achterwege. Dus dan is het: ‘Geachte mevrouw Rozendaal van Erpe’.

    Een e-mail begin je dus met een aanhef. Je hebt net geleerd hoe je de aanhef van een e-mail correct formuleert. Wil je op een passende manier je e-mail beginnen – en dat is niet ‘Naar aanleiding van…’ – lees dan wat een geschikte openingszin van een e-mail is.

    Zorg voor een duidelijke structuur

    Niet iedereen leest en begrijpt je e-mails altijd even goed. Dat komt omdat mensen tegenwoordig teksten scannen in plaats van ze te lezen. Door op dit gedrag in te spelen, zorg je ervoor dat je e-mails wel goed gelezen en begrepen worden. Maar hoe doe je dat? En hoe zorg je ervoor dat het je minder tijd kost? En … lees verder

    Online training klantgerichte e-mails schrijven

    Schrijf zakelijke e-mails die gelezen worden

    Schrijf je in voor de online training Klantgerichte e-mails schrijven. Je leert daarin hoe je heldere en goed gestructureerde zakelijke e-mails schrijft. De training is praktijkgericht en bevat veel tips.

    Nog meer artikelen over klantgericht schrijven: