Het is belangrijk om aantekeningen te maken tijdens een telefoongesprek. Daarmee voorkom je dat je zaken vergeet na het voeren van het gesprek of dat je vergeet iets te vragen.
Maar aantekeningen maken tijdens het bellen, hoe doe je dat op een efficiënte manier? Daar we je een aantal suggesties voor.
Wat je noteert
Wat noteer je tijdens een telefoongesprek? Wat je in ieder geval noteert is:
- Datum
- Tijdstip
- Naam van de beller (niet meteen goed verstaan? vraag dan nog een keer om de naam)
- Naam van de organisatie waarvoor de beller werkt
- Telefoonnummer van de beller
- Reden van bellen
Vervolgens maak je notities over de reden van bellen. Die notities kun je op twee manieren maken: in de computer (CRM pakket) of op papier. Noteer je ze in de computer, zorg er dan voor dat je een headset hebt. Dat typt makkelijker.
Snelschrijven en steekwoorden
In een telefoongesprek moet je veel dingen tegelijkertijd doen: luisteren, overtuigen, analyseren, structureren, nadenken en schrijven. Het is best lastig om dat tegelijkertijd te doen. Vaak is schrijven de snelste manier om aantekeningen te maken. En wat daarbij helpt is snelschrijven.
Door gebruik te maken van symbolen, het overslaan van woorden of lettergrepen schrijf je letterlijk sneller. Bijvoorbeeld:
- onderstrepen = actiepunt
- -> = gevolg
- !! = belangrijk
- ?? = navragen
- nvt = niet van toepassing
- JdJ = Jan de Jong
- dir = directeur
Probeer aantekeningen niet helemaal voluit te schrijven. Werk met steekwoorden. Dat scheelt schrijftijd en doordat je niet schrijft, luister je beter.
Mindmap
Als je aantekeningen maakt met behulp van steekwoorden, dan is een mindmap een uitstekende manier om je aantekeningen vast te leggen. Een mindmap werkt snel en het is gemakkelijk om structuur in je aantekeningen aan te brengen. Daarnaast integreer je gemakkelijk de trucjes uit het snelschrijven in een mindmap.
In een mindmap leg je verbanden door pijltjes te plaatsen. Actiepunten onderstreep je of je tekent er een vierkantje omheen, etc. Daardoor heb je in één oogopslag zichtbaar waarover het gesprek gaat en welke acties eruit voorkomen. Een mindmap is dan ook de meest handige tool om aantekeningen te maken.
“Boze klanten of slecht nieuws brengen me van m’n stuk.”
Herken je dit? Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in voor de open training klantgericht telefoneren en ontdek hoe je professioneel en klantgericht telefoneert met klanten.
“De training is leerzaam, leuk en goed verzorgd. prettig dat de training is opgedeeld in korte blokken van 50 minuten. Fijn dat er ruimte is voor een grap.” – Caroline
