Bij het schrijven van een zakelijke e-mail doorloop je een aantal stappen om de verschillende onderdelen van een e-mail te schrijven. Eén van die stappen is de aanhef. Een verkeerde of ongepaste aanhef wil je natuurlijk niet. Hoe schrijf je de juiste aanhef in een zakelijke e-mail? Wij vertellen je wat de regels zijn omtrent de aanhef van een zakelijke e-mail. We beginnen met ‘Geachte’ of ‘Beste’.
Is het Geachte of Beste?
Wanneer gebruik je ‘Geachte [naam],’ en wanneer ‘Beste [naam],’? Tegenwoordig is de voorkeur om ‘Beste [naam],’ te gebruiken. ‘Geachte [naam],’ is een beetje oubollig. Dit gebruik je eigenlijk alleen als er sprake is van een formele situatie, bijvoorbeeld als je een e-mail stuurt aan de Belastingdienst, een advocaat of CEO van een multinational.
Ken je de ontvanger goed? Dan mag je ook beginnen met ‘Hallo [naam],’, ‘Hi [naam],’, ‘Hoi [naam],’, ‘Dag [naam],’ of ‘Goede… [naam],’. Na de aanhef zet je altijd een komma. Vervolgens begint de eerste zin van de inleiding met een hoofdletter.
Hoe begin je een e-mail als je de naam niet weet?
Meestal richt je een e-mail direct aan de ontvanger, dus met een (achter)naam. Soms komt het voor dat je geen naam hebt. In dat geval gebruik je voor mannen ‘heer’ en voor vrouwen ‘mevrouw’. Deze woorden kort je niet af, je schrijft ze voluit. Daarbij zijn er drie mogelijkheden:
‘Beste heer, mevrouw,’
‘Beste heer/mevrouw,’
‘Beste heer of mevrouw,’
Begin je mail in ieder geval nooit met alleen ‘Geachte,’ of ‘Beste,’ dat is een beetje kaal. Dan kun je je e-mail nog beter beginnen met:
‘Beste lezer,’
Deze aanhef kun je ook gebruiken als je het geslacht niet weet van de ontvanger of als je genderneutraal je mail wilt aanheffen.
Hoe begin je een e-mail aan een groep personen?
Stuur je een e-mail aan een groep van ontvangers, begin dan ieder geval niet met het verouderde ‘L.S.,’ (L.S. is de afkorting van Lectori Salutem) of ‘Mijne heren,’ Het is beter om dan een aanhef te kiezen die bij iedereen past:
‘Beste collega’s,’
‘Beste dames en heren,’
‘Geachte directie,’
‘Beste klant,’
Hoe zit het met de aanhef als je de naam wel weet?
Ken je de achternaam van de ontvanger, dan gebruik je deze in de aanhef. Dus dan wordt het:
‘Beste heer De Jong,’ of ‘Beste mevrouw De Jong,’
Het is beter om het verouderde ‘meneer’, ‘mijnheer’, ‘de heer’ of ‘mejuffrouw’ niet meer te gebruiken. En je gebruikt een hoofdletter bij de achternaam.
Bij een informele aanhef (of een genderneutrale aanhef), wordt het:
‘Beste Erik,’ of ‘Dag Joyce,’
In de aanhef gebruik je trouwens nooit voorletters of titels van een persoon; dus geen ‘Beste Ing. A.J. de Jong’
Welke achternaam gebruik je in de aanhef?
In Nederland hebben sommige getrouwde vrouwen – en tegenwoordig ook sommige mannen – een dubbele naam. Dat is een combinatie van hun geboortenaam en die van de partner. De volgorde van de achternamen mogen ze zelf kiezen: A. de Jong – Van Heeswijk of A. van Heeswijk – De Jong.
Welke naam gebruik je in dat geval in de aanhef? De aanhef in een e-mail lijkt op het aanspreken van een persoon. Als je mevrouw A. de Jong – Van Heeswijk begroet, dan laat je de tweede achternaam achterwege: “Goedemorgen mevrouw De Jong,”. En het maakt niet uit of dat nu de partnernaam of de geboortenaam is.
Dus wat is dan juist: ‘Beste mevrouw De Jong – Van Heeswijk,’ of ‘Beste mevrouw De Jong,’? Het antwoord is simpel. In de aanhef gebruik je maar één achternaam, namelijk de eerste: ‘Beste mevrouw De Jong,’
Hoe zit het bij een achternaam die uit twee delen bestaat?
Stel iemand heet: Eva Rozendaal van Erpe. In dat geval spreek je haar met beide delen van de naam aan. Dus dan is het: ‘Beste mevrouw Rozendaal van Erpe,’ Ook hier blijft een eventuele tweede achternaam achterwege.
Een e-mail begin je dus met een aanhef. Je hebt net geleerd hoe je de aanhef van een e-mail correct formuleert. Wil je op een passende manier je e-mail openen – en dat is niet het afgezaagde ‘Naar aanleiding van…’ – lees dan hoe je een pakkende openingszin van een e-mail schrijft.
“Ik staar naar een leeg scherm en denk: Hoe schrijf ik dit nou, zonder dat het bot of onvriendelijk overkomt?”
Herken je dit? Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in en ontdek hoe je e-mails kunt schrijven die de klant echt aanspreken en je boodschap helder overbrengen.
“De training is heel fijn en duidelijk. Alles wordt stap voor stap uitgelegd. Ik had mij het schrijven van klantgerichte e-mails anders voorgesteld, dit was heel leerzaam en heeft me enorm vooruitgeholpen!” – Ira
