Een wachtmuziekje aan de telefoon: goed idee of niet?

Een wachtmuziekje aan de telefoon: wel of niet doen?

Wachtmuziek telefoonDe grootste ergernis aan de telefoon is: wachten. Je hoort de telefoon dan ook binnen drie keer overgaan op te nemen. Bellen er veel mensen naar je bedrijf en krijgen de telefonistes de gesprekken niet snel genoeg weggewerkt, dan komt de beller in de wachtrij. Om het wachten te verzachten hebben veel organisaties een wachtmuziekje. Maar is dat wel zo’n goed idee?

Dit is wat veel managers denken

Veel telefoonbedrijven raden je aan een wachtmuziek in te stellen. Ze geven daar de volgende redenen voor. Muziek geeft de beller het gevoel dat het wachten korter duurt en de beller kan in een vrolijke stemming gebracht worden. Veel managers die over de telefooncentrale gaan denken ook zo. Maar is dat wel zo?

Dit denken bellers

Vraag een willekeurig persoon wat ze van een wachtmuziekje vinden en je krijgt vooral negatieve reacties: irritant, te harde muziek, de muziek is niet mijn smaak, etc. Het is heel moeilijk om muziek te vinden die iedereen mooi vindt. Daarnaast klinkt muziek door de telefoon ook niet prettig (schel, vervormd). Daarom is het beter om geen muziek af te spelen tijdens het wachten. Maar helemaal geen geluid laten horen is ook geen optie. Dan denken bellers dat de verbinden verbroken is (“hallo, hallo?”)

Wat kun je het beste doen?

Geen geluid is dus geen optie. Muziek ook niet. Het blijkt dat bellers een attentietoon (“tuut….tuut΅) het meest prettig vinden om naar te luisteren. Beller vinden wachten ook vervelend, omdat ze vaak niet weten hoe lang het gaat duren. Door dit inzichtelijk te maken, geef je de beller het gevoel dat deze een keuze heeft. Inzicht geven doe je door bijvoorbeeld “er zijn nog … wachtenden voor u” of de maximale wachttijd (de wachttijd bedraagt op dit moment … minuten) te melden. De beller kan dan zelf bepalen of hij/zij wil wachten of niet.

Volg de gratis training klantgericht telefoneren

Schrijf je in voor de gratis training klantgericht telefoneren. In 1,5 uur leer je de basisprincipes van klantgericht telefoneren. Je leert waar en wanneer je wilt. En aan het einde van de training ontvang je een officieel bewijs van deelname.

SCHRIJF JE IN!

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *