Ga naar de inhoud

Een wachtmuziekje aan de telefoon: goed idee of niet?

    Wachtmuziek telefoon

    Een wachtmuziekje aan de telefoon: wel of niet doen?

    Gemiddelde leestijd: 2 minuten

    Wachtmuziek telefoon

    De grootste ergernis aan de telefoon is: wachten. Je hoort de telefoon dan ook binnen drie keer overgaan op te nemen. Bellen er veel mensen naar je bedrijf en krijgen de telefonistes de gesprekken niet snel genoeg weggewerkt, dan komt de beller in de wachtrij. Om het wachten te verzachten hebben veel organisaties een wachtmuziekje. Maar is dat wel zo’n goed idee?

    Dit is wat veel managers denken

    Veel telefoonbedrijven raden je aan een wachtmuziek in te stellen. Ze geven daar de volgende redenen voor. Muziek geeft de beller het gevoel dat het wachten korter duurt en de beller kan in een vrolijke stemming worden gebracht. Veel managers die over de telefooncentrale gaan denken ook zo. Maar is dat wel zo?

    Dit denken bellers

    Vraag een willekeurig persoon wat ze van een wachtmuziekje vinden en je krijgt vooral negatieve reacties: irritant, te harde muziek, de muziek is niet mijn smaak, etc. Het is heel moeilijk om muziek te vinden die iedereen mooi vindt. Daarnaast klinkt muziek door de telefoon ook niet prettig (schel, vervormd).

    Daarom is het beter om geen muziek af te spelen tijdens het wachten. Maar helemaal geen geluid laten horen is ook geen optie. Dan denken bellers dat de verbinding verbroken is (“hallo, hallo?”)

    Wat kun je het beste doen?

    Geen geluid is dus geen optie. Muziek ook niet. Het blijkt dat bellers een attentietoon (“tuut….tuut΅) het meest prettig vinden om naar te luisteren.

    Een alternatief

    Er is nog een andere manier voor een wachtmuziekje. Je kunt de beller ook de optie geven om wel of geen muziek te laten horen. Het hangt van je telefooncentrale af of dit mogelijk is. Dit geef je als volgt aan:

    “De wachttijd bedraagt op dit moment 3 tot 6 minuten. Als u geen muziek wilt horen, toets dan 1.”

    Maak wachttijd inzichtelijk

    Bellers vinden wachten ook vervelend, omdat ze vaak niet weten hoe lang het gaat duren. Door dit inzichtelijk te maken, geef je de beller het gevoel dat deze een keuze heeft.

    Inzicht geven doe je door bijvoorbeeld “er zijn nog … wachtenden voor u” of de maximale wachttijd (de wachttijd bedraagt op dit moment … minuten) te melden. De beller kan dan zelf bepalen of hij/zij wil wachten of niet.

    Telefoonvaardigheden

    Als klanten, patiënten, cliënten of huurders telefonisch contact met je opnemen wil je een goede indruk op ze maken. Telefoneren lijkt zo makkelijk, maar er komt meer bij kijken dan je op het eerste gezicht denkt. Hoe hou je de leiding in het gesprek? Hoe neem je netjes op? Hoe verbind je door? En hoe zorg je ervoor dat een boze klant rustiger… lees verder

    Moment, ik verbind u door

    Lees alles over telefoneren. Over hoe je omgaat met inkomende en uitgaande telefoongesprekken. Maar ook of een wachtmuziekje handig is of niet, hoe je ‘nee’ zegt op een vriendelijke manier, etc. Een superpraktisch boek en boordevol tips.

    Nog meer artikelen over telefoneren: