Ga naar de inhoud

Prioriteiten stellen aan de balie of receptie

    Zo bepaal je gemakkelijk prioriteiten als het druk is aan de balie

    Gemiddelde leestijd: 2 minuten

    Als je aan een balie of receptie werkt, dan moet je vaak meerdere dingen tegelijkertijd doen. Je moet koffie halen voor het buitenlandse bezoek dat zojuist is gearriveerd, de rinkelende telefoon beantwoorden, een pakketje aannemen van een pakketbezorger en een collega die om je heen staat te drentelen helpen. Hoe pak je dat aan? Er is gelukkig een heel simpel hulpmiddel dat je helpt om prioriteiten te stellen aan de balie of receptie.

    De Tweede Wereldoorlog

    Voor het antwoord op die vraag gaan we terug naar de Tweede Wereldoorlog. Naar generaal Eisenhower om precies te zijn. Hij was destijds opperbevelhebber van de geallieerde invasie van Noord-Europa. Je kunt je voorstellen dat hij in die tijd op een dag voortdurend mensen langs kreeg die iets van hem wilden. En dan moest hij een beslissing nemen. Om dat snel en efficiënt te doen, bedacht hij de zogenaamde Eisenhowermatrix.

    Eisenhower matrix

    De Eisenhower matrix is gebaseerd op twee vragen, met twee antwoordmogelijkheden:

    • Hoe urgent is het? urgent/niet urgent
    • Hoe belangrijk is het voor mij? belangrijk/niet belangrijk

    Als je dit vervolgens in een matrix zet, dan krijg je vier vakken. In deze vier vakken staat wat je moet doen:

    TaakUrgentNiet urgent
    BelangrijkNu doenInplannen
    Niet belangrijkDelegerenNiets doen
    Eisenhower matrix

    Dus de volgende keer dat je koffie moet halen voor het buitenlandse bezoek, de telefoon blijft rinkelen, de pakketbezorger een pakketje aflevert en een collega om je heen staat te drentelen, stel je jezelf de volgende twee vragen: Is het belangrijk? Is het urgent? Vervolgens kijk je op je Eisenhower matrix en je weet het antwoord. Bekijk ook wat je nog meer kunt doen bij drukte aan de balie/receptie.

    Om je alvast op weg te helpen download je hier de Eisenhower matrix. Deze print je uit en leg je heel handig als spiekbriefje op je balie. Zo weet je altijd wat je moet doen.

    Telefoonvaardigheden

    Als klanten, patiënten, cliënten of huurders telefonisch contact met je opnemen wil je een goede indruk op ze maken. Telefoneren lijkt zo makkelijk, maar er komt meer bij kijken dan je op het eerste gezicht denkt. Hoe hou je de leiding in het gesprek? Hoe neem je netjes op? Hoe verbind je door? En hoe zorg je ervoor dat een boze klant rustiger… lees verder

    Moment, ik verbind u door

    Lees alles over telefoneren. Over hoe je omgaat met inkomende en uitgaande telefoongesprekken. Maar ook of een wachtmuziekje handig is of niet, hoe je ‘nee’ zegt op een vriendelijke manier, etc. Een superpraktisch boek en boordevol tips.

    Nog meer artikelen over telefoneren: