Als je aan een balie of receptie werkt, dan moet je vaak meerdere dingen tegelijkertijd doen. Je moet koffie halen voor het buitenlandse bezoek dat zojuist is gearriveerd, de rinkelende telefoon beantwoorden, een pakketje aannemen van een pakketbezorger en een collega die om je heen staat te drentelen helpen. Hoe pak je dat aan? Er is gelukkig een heel simpel hulpmiddel dat je helpt om prioriteiten te stellen aan de balie of receptie.
De Tweede Wereldoorlog
Voor het antwoord op die vraag gaan we terug naar de Tweede Wereldoorlog. Naar generaal Eisenhower om precies te zijn. Hij was destijds opperbevelhebber van de geallieerde invasie van Noord-Europa. Je kunt je voorstellen dat hij in die tijd op een dag voortdurend mensen langs kreeg die iets van hem wilden. En dan moest hij een beslissing nemen. Om dat snel en efficiënt te doen, bedacht hij de zogenaamde Eisenhowermatrix.
Eisenhower matrix
De Eisenhower matrix is gebaseerd op twee vragen, met twee antwoordmogelijkheden:
- Hoe urgent is het? urgent/niet urgent
- Hoe belangrijk is het voor mij? belangrijk/niet belangrijk
Als je dit vervolgens in een matrix zet, dan krijg je vier vakken. In deze vier vakken staat wat je moet doen:
| Taak | Urgent | Niet urgent |
| Belangrijk | Nu doen | Inplannen |
| Niet belangrijk | Delegeren | Niets doen |
Dus de volgende keer dat je koffie moet halen voor het buitenlandse bezoek, de telefoon blijft rinkelen, de pakketbezorger een pakketje aflevert en een collega om je heen staat te drentelen, stel je jezelf de volgende twee vragen: Is het belangrijk? Is het urgent? Vervolgens kijk je op je Eisenhower matrix en je weet het antwoord. Bekijk ook wat je nog meer kunt doen bij drukte aan de balie/receptie.
Om je alvast op weg te helpen download je hier de Eisenhower matrix. Deze print je uit en leg je heel handig als spiekbriefje op je balie. Zo weet je altijd wat je moet doen.
“Boze klanten of slecht nieuws brengen me van m’n stuk.”
Herken je dit? Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in voor de open training klantgericht telefoneren en ontdek hoe je professioneel en klantgericht telefoneert met klanten.
“De training is leerzaam, leuk en goed verzorgd. prettig dat de training is opgedeeld in korte blokken van 50 minuten. Fijn dat er ruimte is voor een grap.” – Caroline
