Als je aan een balie of receptie werkt, dan heb je het het ene moment heel erg druk en het andere moment wat rustiger. En als je het druk hebt, dan heb je tegelijkertijd telefoongesprekken te voeren en bezoekers aan de balie te woord te staan.
Hoe ga je om met drukte aan de balie/receptie? Waar geef je voorrang aan? Wij helpen je graag bij het beantwoorden van deze vragen.
Afspraken maken
Het belangrijkste bij de omgang met drukte aan de balie of receptie is dat je van tevoren afspraken maakt. Je kunt namelijk maar één ding tegelijkertijd en bij receptiewerk moet je vaak twee of meer werkzaamheden combineren. Zo ontvang je bezoekers en neem je de telefoon aan. Het hangt er daarbij vanaf of je alleen of met z’n tweeën aan de receptie zit om te bepalen welke afspraken je maakt.
Met zijn tweeën…
Zit je met zijn tweeën aan de balie, dan kun je afspreken dat de één de bezoekers helpt en de ander de telefoon waarneemt op het moment dat er én bezoekers zijn én de telefoon rinkelt.
Of alleen
In het geval dat je alleen aan de receptie zit, maak je een afspraak met een collega binnen je organisatie. Zo kun je de afspraak maken dat als er veel bezoekers aan de balie zijn, deze collega de telefoonwerkzaamheden overneemt. Zodra het dan weer rustig is aan de balie, dan neem je zelf weer de telefoon aan. Het liefst gebruik je daarvoor een voorgeprogrammeerde knop op je telefoontoestel.
Deze knop druk je in op het moment dat een bezoeker zich meldt. De telefoongesprekken gaan dan automatisch door naar een andere collega. Heb je de bezoeker vriendelijk verder geholpen, dan druk je de knop weer in, zodat de telefoongesprekken weer bij jou binnenkomen. Deze werkafspraak bied je tevens de mogelijkheid gemakkelijk naar het toilet te gaan.
Andere werkzaamheden
Als je bij de receptie werkt, krijg je vaak nog andere werkzaamheden toegewezen. Deze werkzaamheden verricht je op de momenten dat je geen telefoon of bezoek hebt. Vaak zijn dat administratieve werkzaamheden. Zorg ervoor dat het werkzaamheden zijn, waar geen tijdsdruk op zit. Je kunt namelijk nooit beloven dat iets voor een bepaalde tijd klaar is. Je weet immers van tevoren niet hoe druk je het gaat krijgen aan de receptie.
“Boze klanten of slecht nieuws brengen me van m’n stuk.”
Herken je dit? Wacht niet langer en zet vandaag nog de eerste stap! Schrijf je nu in voor de open training klantgericht telefoneren en ontdek hoe je professioneel en klantgericht telefoneert met klanten.
“De training is leerzaam, leuk en goed verzorgd. prettig dat de training is opgedeeld in korte blokken van 50 minuten. Fijn dat er ruimte is voor een grap.” – Caroline
