Ga naar de inhoud

Telefoonnotitie maken

    Telefoonnotitie maken

    Telefoonnotitie maken: waar moet je op letten?

    Gemiddelde leestijd: 2 minuten

    Telefoonnotitie maken

    Een telefoonnotitie maken, hoe doe je dat? In dit artikel leggen wij je uit hoe je dat zo compleet mogelijk doet. Want een onderdeel van klantgericht telefoneren is het maken van een duidelijke en heldere telefoonnotitie als iemand telefonisch niet beschikbaar is.
    Maak je namelijk op een gestructureerde manier een terugbelnotitie, dan vergeet je nooit meer belangrijke gegevens te noteren voor je collega’s.

    Telefoonnotitie

    Er belt iemand en die vraagt naar een collega. Je probeert de beller door te verbinden naar je collega. Je komt er echter achter dat deze collega telefonisch niet beschikbaar is.

    Als je dat merkt, neem je de lijn terug. Je bedankt de beller voor het wachten en vertelt dat de collega niet aanwezig is. Daarna bied je de beller een aantal opties:

    • Je vraagt of jij de beller kan helpen.
    • Je vraagt of de beller teruggebeld wil worden.

    Als je zelf niet kunt helpen of de beller wil worden teruggebeld, dan maak je een zogenaamde telefoonnotitie of terugbelverzoek.

    Wat staat erin?

    Eigenlijk kun je natuurlijk niet voor een ander bepalen dat hij/zij terugbelt. Je kunt alleen beloven dat je vraagt of je collega de beller terugbelt:

    “Mevrouw Jansen, ik vraag mijn collega, meneer de Jong, of hij u terug wilt bellen.”

    Je maakt dan een telefoonnotitie voor je collega. In de telefoonnotitie zet je de volgende gegevens:

    • Datum
    • Tijdstip
    • Je eigen naam
    • Naam beller
    • Naam organisatie van de beller
    • Telefoonnummer
    • E-mailadres van de beller – (optioneel: zo kun je het terugbelverzoek cc. naar de beller sturen, zodat deze kan zien dat je de terugbelnotitie hebt gemaakt)
    • Onderwerp van het gesprek
    • Bereikbaarheid van de beller

    Terugbelnotitie op papier

    Je kunt terugbelnotities op twee manieren maken: op papier en via e-mail. Als je ze op papier maakt, dan is het handig om gebruik te maken van een schrijfblokje met voorbedrukt terugbelnotities. Gebruik geen gele post-its, want dan loop je het risico bepaalde dingen niet te vragen en te noteren. Deze voorbedrukte terugbelnotities kun je gemakkelijk bestellen bij een bedrijf voor kantoorartikelen.

    Terugbelnotitie per e-mail

    Sommige organisaties maken papieren telefoonnotities, maar tegenwoordig is e-mail een stuk gemakkelijker. De meeste organisaties gebruiken Outlook als e-mailprogramma. Je kunt in Outlook een e-mailsjabloon maken voor een telefoonnotitie. Dit doe je met een zogenaamde snelle stap. Maar ook in Thunderbird kun je een sjabloon voor een telefoonnotitie maken.

    Wel terugbellen

    We schreven het al eerder. Je kunt voor een ander niet bepalen dat hij/zij terugbelt. Maar een klantgerichte organisatie maakt met alle medewerkers de afspraak dat er altijd wordt teruggebeld. Zelfs al is het maar om te vertellen dat je vandaag niet toekomt aan de vraag van de beller.

    Telefoonvaardigheden

    Als klanten, patiënten, cliënten of huurders telefonisch contact met je opnemen wil je een goede indruk op ze maken. Telefoneren lijkt zo makkelijk, maar er komt meer bij kijken dan je op het eerste gezicht denkt. Hoe hou je de leiding in het gesprek? Hoe neem je netjes op? Hoe verbind je door? En hoe zorg je ervoor dat een boze klant rustiger… lees verder

    Moment, ik verbind u door

    Lees alles over telefoneren. Over hoe je omgaat met inkomende en uitgaande telefoongesprekken. Maar ook of een wachtmuziekje handig is of niet, hoe je ‘nee’ zegt op een vriendelijke manier, etc. Een superpraktisch boek en boordevol tips.

    Nog meer artikelen over telefoneren: