Telefoonnotitie maken

Telefoonnotitie maken: waar moet je op letten?

Telefoonnotitie maken

Een telefoonnotitie maken: in dit artikel leggen wij je uit hoe je dat doet. Want een onderdeel van klantgericht telefoneren is het maken van een duidelijke en heldere telefoonnotitie.
Maak je namelijk op een gestructureerde manier een telefoonnotitie, dan vergeet je nooit meer belangrijke gegevens te noteren voor je collega’s.

Telefoonnotitie

Er belt iemand en die vraagt naar een collega. Je probeert de beller door te verbinden naar je collega. Je komt erachter dat deze collega niet op zijn plaats zit/in vergadering zit/naar het toilet is, kortom telefonisch even niet beschikbaar is.

Als je dat merkt, neem je de lijn terug. Je bedankt de beller voor het wachten en vertelt dat de collega niet aanwezig is. Daarna bied je de beller een aantal opties:

  • Je vraagt of jij de beller kan helpen.
  • Je vraagt of de beller teruggebeld wil worden.

Als je zelf niet kunt helpen of de beller wil worden teruggebeld, dan maak je een zogenaamde telefoonnotitie of terugbelverzoek.

Wat staat erin?

Eigenlijk kun je natuurlijk niet voor een ander bepalen dat hij/zij terugbelt. Je kunt alleen beloven dat je vraagt of iemand wordt teruggebeld: “Mevrouw Jansen, ik vraag mijn collega, meneer de Jong, of hij u terug wilt bellen.”

Stuur dan per e-mail een telefoonnotitie naar je collega. In de telefoonnotitie zet je de volgende gegevens:

  • Datum
  • Tijdstip
  • Je eigen naam
  • Naam beller
  • Naam organisatie van de beller
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres van de beller
  • In de onderwerpregel van het mailtje: Heeft gebeld | s.v.p. terugbellen | belt zelf terug
  • Onderwerp
  • Bereikbaarheid van de persoon die gebeld heeft

Dat ziet er dan als volgt uit:

Klantgericht telefoneren Terugbelnotitie

E-mailsjabloon maken

Sommige organisaties hebben papieren telefoonnotities, maar tegenwoordig is e-mail een stuk gemakkelijker. De meeste organisaties gebruiken Outlook als e-mailprogramma. Je kunt in Outlook een e-mailsjabloon maken voor een telefoonnotitie. Hoe je dat doet? De instructies staan hier.

Wel terugbellen

We schreven het al eerder. Je kunt voor een ander niet bepalen dat hij/zij terugbelt. Maar een klantgerichte organisatie maakt met alle medewerkers de afspraak dat er altijd wordt teruggebeld. Zelfs al is het maar om te vertellen dat je vandaag niet toekomt aan de vraag van de beller.

Beter telefoneren

Door beter te telefoneren zorg je voor een (eerste) goede indruk bij de beller, telefoneer je effectiever en ga je gemakkelijker om met het (lastige) gedrag van een beller. Wij adviseren en trainen organisaties al meer dan 10 jaar op het gebied van telefoneren.

Delen

Gerelateerde artikelen