Zakelijke teksten voor het antwoordapparaat

Klantgerichte teksten voor het antwoordapparaat van uw organisatie

zakelijke teksten antwoordapparaatAls het om voice-mailberichten gaat, maak je onderscheid tussen berichten op je mobiele telefoon en berichten vanuit je organisatie. We hebben al eerder een artikel geschreven over hoe je klantgericht voice-mailberichten inspreekt op je mobiele telefoon. Hoe je het antwoordapparaat inspreekt om klanten op te hoogte te houden van de bereikbaarheid van je organisatie lees je in dit artikel.

Openingstijden organisatie

Een bedrijfsbericht gaat over de bereikbaarheid van je organisatie. Het is een bericht dat afspeelt op het moment dat een beller buiten de kantooruren belt. Om een klantgerichte indruk te maken, zorg je ervoor dat je een helder en duidelijk bericht inspreekt.

Je noemt daarin de naam van de organisatie, de openingstijden en wat bellers kunnen doen om teruggebeld te worden.

Bedankt dat u contact op hebt genomen met <naam organisatie>. Helaas is er op dit moment niemand beschikbaar om u telefonisch te woord te staan. Wij zijn telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 8:30 tot 17:00. Laat alstublieft uw naam en telefoonnummer achter, zodat iemand van onze Klantenservice u zo spoedig mogelijk terug kan bellen. Of stuur een e-mail naar <e-mailadres>. Alvast bedankt en tot ziens.

Bereikbaarheid afdeling

Het kan zijn dat iedereen op een afdeling telefonisch in gesprek is. Je kunt bellers dan afvangen en naar de telefonist(e) doorverbinden, maar je kunt ook een antwoordapparaat het werk laten doen.

In het bericht meld je de naam van de afdeling, reden van het onbeantwoord blijven van de telefoon en je noemt een alternatieve manier om de afdeling te bereiken.

U spreekt met de afdeling <naam afdeling> van <naam organisatie>. Er is op dit moment helaas niemand beschikbaar om u telefonisch te woord te staan. Laat uw contactinformatie achter en we nemen zo snel mogelijk contact met u op. Ook kunt u ons mailen via <e-mailadres van de afdeling>.

Gesloten tijdens de vakantie

Als je organisatie in de vakantie gesloten is, wil je dat de bellers laten weten. Vertel dat de organisatie gesloten is vanwege vakantie. Geef aan hoe lang dat duurt en sluit af met een wens.

Bedankt dat u contact op hebt genomen met <naam organisatie>. In verband met de kerstvakantie zijn wij tussen 24 december en 2 januari gesloten. Wij wensen u fijne feestdagen en wij kijken ernaar uit u in het nieuwe jaar weer te spreken.

Is er iemand die het antwoordapparaat gedurende de vakantie afluistert, dan wordt het bericht:

Bedankt dat u contact op hebt genomen met <naam organisatie>. In verband met de zomervakantie zijn wij tussen 1 augustus en 15 augustus gesloten. Voor spoedeisende zaken laat u uw contactinformatie achter. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op. Wij wensen u een mooie zomer en kijken ernaar uit u na 15 augustus weer te spreken.

Is er iemand die de centrale e-mail leest, dan wordt het bericht:

Bedankt dat u contact op hebt genomen met <naam organisatie>. In verband met de zomervakantie zijn wij tussen 1 augustus en 15 augustus gesloten. Voor spoedeisende zaken kunt u een e-mail sturen naar <e-mailadres>. Wij wensen u een mooie zomer en kijken ernaar uit u na 15 augustus weer te spreken.

Afwezigheid door een bijzondere gebeurtenis

Is jouw onderneming niet telefonisch bereikbaar vanwege een bijzondere gebeurtenis (begrafenis, bedrijfsfeest, o.i.d.)? Dan geef je dat aan op je atwoordapparaat. Daarbij kun je de reden aangeven, maar dat hoeft niet. Vaak als je de reden opgeeft, is er wel meer begrip. Geef de beller altijd een alternatief en bedank voor het begrip.

Bedankt dat u contact op hebt genomen met <naam organisatie>. Wij zijn momenteel telefonisch niet bereikbaar <hierna kun je een reden opgeven bijv. vanwege een bedrijfsfeest maar het hoeft niet>. Op maandag <datum> vanaf <aanvangstijd> zijn wij u graag weer van dienst. Voor spoedeisende zaken kunt u een e-mail sturen naar <e-mailadres>. Wij danken u voor uw begrip.

Wil je klantgerichter werken?

Voorkom dat klanten ontevreden weglopen. Door klantgericht te werken zorg je ervoor dat klanten graag zaken met je blijven doen. Wij werken al meer dan 10 jaar als adviseurs en trainers in klantgerichtheid en klantcontact. Wij leren je hoe je klantgericht met klanten omgaat.

LEES VERDER

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *