Tegenwoordig kun je op meerdere manieren communiceren met prospects en klanten. Je kunt telefoneren, sms’en, een mailtje sturen, whatsappen, chatten, skypen, etc. Doordat er steeds meer communicatiemiddelen zijn, is het soms lastig de juiste keuze te maken.
Het valt ons op dat veel mensen bij een vraag vaak de voorkeur voor geschreven communicatie hebben. Dat geldt niet alleen voor de aanvrager, maar ook voor degene die een antwoord geeft. Dat is jammer, want telefoneren heeft veel voordelen. Er zijn meerdere redenen waarom je vaak beter de telefoon kunt pakken.
Geschreven aanvragen
Wij geven trainingen in klantgerichtheid en klantcontact. Dikwijls ontvangen we aanvragen via de website of e-mail; een geschreven communicatiemiddel.
Een geschreven aanvraag heeft voordelen. Je stoort niemand bij zijn werkzaamheden, je kunt het nog eens op je gemak nalezen en het staat zwart op wit. Zou je bellen, dan kan het zijn dat je iemand stoort in zijn werkzaamheden, je kunt nooit bewijzen wat er precies gezegd is, etc. Je bent misschien geneigd om een geschreven aanvraag dan ook schriftelijk af te doen. Wij denken dat je beter de telefoon kunt pakken.
Concurrentievoordeel
Wij zijn van mening dat het verstandiger is om de telefoon te pakken. Het is misschien een opdringerig communicatiemiddel, maar dat kun je ondervangen. Wij vragen namelijk bij een uitgaand gesprek altijd ‘of we gelegen bellen’. Daarmee geven we de gebelde de gelegenheid ons nu of later te woord te staan.
Als we deze stap hebben gezet, voeren we vervolgens een gesprek met de aanvrager. En negen van de tien keer komen er zaken boven tafel, die niet in het geschreven bericht staan. Vervolgens stellen wij daarna altijd ons antwoord op schrift.
De directe interactie met de gebelde is een voordeel van telefoneren. Maar er is nog een gunstig effect van het bellen.
Als we de aanvrager bellen, zijn we vaak één van de weinigen die dat doet. Dat geeft ons een enorm concurrentievoordeel. Ten eerste krijgen we veel betere informatie. Door de betere informatie schrijven we ook een beter voorstel. Ten tweede horen we vaak dat de klant ons telefoontje enorm waardeert. De prospect heeft ons gehoord en een indruk gevormd van wie we zijn. Zo vallen we op tussen alle bedrijven die alleen schriftelijk reageren. Dat zijn factoren die ons een voordeel geven: een beller is sneller.
Telefoonangst
Er valt ons nog iets op. Om de één of andere reden hebben Nederlanders moeite met telefoneren en soms zelfs telefoonangst. Niet bellen is een gemiste kans. En gelukkig is telefoonangst of moeite hebben met telefoneren gemakkelijk op te lossen met een cursus telefoneren.
Kortom stelt iemand een vraag of heeft iemand een aanvraag, bel die persoon dan op in plaats van een mailtje te sturen. Over het gebruik van e-mail en telefoon heeft de Belg Gunnar Michielssen nog een tip.
Telefoonvaardigheden
Als klanten, patiënten, cliënten of huurders telefonisch contact met je opnemen wil je een goede indruk op ze maken. Telefoneren lijkt zo makkelijk, maar er komt meer bij kijken dan je op het eerste gezicht denkt. Hoe hou je de leiding in het gesprek? Hoe neem je netjes op? Hoe verbind je door? En hoe zorg je ervoor dat een boze klant rustiger… lees verder
Moment, ik verbind u door
Lees alles over telefoneren. Over hoe je omgaat met inkomende en uitgaande telefoongesprekken. Maar ook of een wachtmuziekje handig is of niet, hoe je ‘nee’ zegt op een vriendelijke manier, etc. Een superpraktisch boek en boordevol tips.